Nya bestämmelser och vägledningar

Magdalena Nordin, som också är kommunarkivarie i Karlskrona, arbetar på uppdrag av Sydarkivera som tillsynsarkivarie. Tillsynsarkivarien ansvarar bland annat för råd och stöd när det gäller arkiv och dokumenthantering. Magdalena har skrivit en kort sammanfattning av vad som är på gång när det gäller nya bestämmelser och vägledningar som påverkar arkiv och dokumenthantering.

Nytt datadirektiv

En ny EU-förordning som ska ersätta Personuppgiftslagen och 26 andra nationella lagstiftningar är på gång från EU och antas troligen under året. Förordningen gäller direkt som lag i alla EU-länder. De nya reglerna kan bli verklighet redan år 2016. Syftet är att stärka integritetsskyddet och ge ökad makt till individen. Genom en enda gemensam lag får man förutsebarhet. De viktigaste förändringarna är ökade krav på säkerhet och ansvar. Man ska ta hänsyn till säkerhet och integritet redan vid planering och utveckling av it-system. Detta ställer ökade krav vid it-upphandlingar.

För att få veta mer gå in på:

http://www.europaportalen.se/teman/dataskyddsdirektivet

Ny hälso- och sjukvårdslag och socialtjänstlag

Det kommer under året sannolikt beslutas om att anta en ny hälso- och sjukvårdsdatalag och en socialtjänstdatalag som kommer att gälla från 2016. Ändringarna i lagen bygger på SOU 2014:23 Rätt information på rätt plats i rätt tid. Tanken är att de nya lagarna ska ge en mer sammanhållen informationshantering både inom och mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten. Förslaget innebär att man vill underlätta informationsutbyte mellan hälso- och sjukvård och socialtjänst. Inom en kommun och ett landsting ska informationen kunna följa en enskild individ. Det ska också vara möjligt för andra vårdgivare att få direktåtkomst till uppgifter om en patient om det behövs för att säkra vården som personen får. Detta gäller även inom socialtjänsten. Man talar om en gemensam vård- och omsorgsdokumentation i form av en patientjournal och en social journal. Sekretessgränserna mellan kommunernas nämnder tas bort och de lagar som styr de olika verksamheterna ska i stort sett se likadana ut.

Det kan hända att lagförslagen försenas på grund av det nya datadirektivet från EU eftersom lagarna i så fall måste anpassas efter den nya förordningen.

För att få veta mer gå in på:

http://www.regeringen.se/sb/d/108/a/239228

Föreskrifter avseende kris- och sårbarhetsanalyser

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har utfärdat föreskrifter för statliga myndigheter, kommuner och landsting avseende kris- och sårbarhetsanalyser.

Föreskrifterna ändrar inte sättet att arbeta med risk- och sårbarhetsanalyser och grunderna för redovisningen är de samma som tidigare. De främsta nyheterna för kommuner och landsting är att en ny förmågebedömning har tagits fram. Det vill säga en bedömning av den egna myndighetens generella krisberedskapsförmåga. Det finns fler begreppsförklaringar i de nya föreskrifterna och tidpunkterna för redovisning är något justerade. Till föreskrifterna finns även allmänna råd som stöd för arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser och för redovisningen. Den 31 oktober ska alla kommuner ha lämnat in en kris- och sårbarhetsanalys.

För mer information gå till:

http://www.msb.se

Bevara och gallra

I serien Bevara och gallra från Samrådsgruppen (SKL och Riksarkivet) utkom i slutet av 2014:

Bevara och gallra – råd om patientjournaler och övrig vårddokumentation i landsting/region och kommun. I råden förs fram att det som räknas som journaluppgift måste bevaras i tio år, men SKL och Riksarkivet rekommenderar totalbevarande av journaler.

Sydarkivera rekommenderar sina förbundsmedlemmar totalbevarande av journaler (HSL och elevhälsovård). Många uppgifter är unika och efterfrågas ofta hos de kommunala arkiven. Till exempel uppgifter om de vaccinationer som hanteras av skolsköterskorna. Journalerna behövs också för forskning och för arbetet hos andra myndigheter under betydligt längre tid än 10 år. Därför bör journaler bevaras för framtiden.

Bevara och gallra – råd om teknisk verksamhet, mark, fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region. Rådet berör bl. a. följande områden: vatten och avlopp, gator och vägar, avfallshantering, parker och vägar och energiförsörjning.

Det har även kommit ut gallringsråd för kollektivnämnder/-företag när det gäller bevarande och gallring av personuppgifter kring resehistorik inom kollektivtrafiken.

Råden finns på webbsidan:

http://www.samradsgruppen.se/web/index.php/bevara-eller-gallra-rad-om-gallring/gallringsrad-foer-kommunala-verksamheter

Ny vägledning

Ny vägledning är på gång vad gäller ”Vem bestämmer om arkiv?” från Samrådsgruppen. Vägledningen kommer att ge råd om styrningen av arkivverksamheten. Planen är att Sydarkivera kommer att ta fram mallar för olika styrande dokument när det gäller arkiv och dokumenthantering under 2015 och 2016. Mallarna kan användas av förbundsmedlemmarna som underlag för att ta fram nya styrande dokument.

Punaise

Har du frågor ?

Kontaktuppgifter finns på sidan Om Sydarkivera.

Det går också bra att ställa frågor direkt här på bloggen!

 

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s