Digitalt bevarande som tjänst

För att säkerställa digitalt bevarande behöver en infrastruktur byggas upp som kan hantera åtagandet på ett långsiktigt och hållbart sätt.

Infrastrukturen kan delas in i tre delar:

  • Organisatorisk (styrning, ledning, ekonomi och personal)
  • Verksamhetsmässig (metoder och rutiner för att hantera arkiverade objekt)
  • Teknisk (programvaror, kommunikation, driftstjänster mm)

Kommunalförbundet Sydarkivera

I regionen har 10 kommuner och ett regionförbund valt att samarbeta om e-arkiv inom ramen för ett gemensamt kommunalförbund (Sydarkivera). Vår tanke är att genom att samverka kunna fördela kostnaderna för investeringar och drift av det gemensamma arkivet och den personal som behövs. Kommunalförbundet ger oss den organisatoriska infrastrukturen för digitalt bevarande: gemensamma bestämmelser för samarbetet, förmåga att fatta gemensamma beslut, budget, kunnig personal med mera. (Dokumentation om projektet som ledde fram till att Sydarkivera bildades finns via adressen http://www.vaxjo.se/e-arkiv).

OAIS-modellen – leding och administration

Kikar man på OAIS-modellen (internationell standard som beskriver arkivsystem och som är välkänd i arkivkretsar) så handlar det om de funktioner som ringas in. Det vill säga ledningen och administrationen av arkivets verksamhet.

Ledning och administration

En kortfattad beskrivning av arkivets aktörer och verksamhetsfunktioner finns i utbildningsdokumentet Guide till handlingsalternativ .

Nationell ansats i Nya Zeeland

Att samverka är ett sätt att möta den utmaning som det innebär att säkerställa bevarande av digital information för framtida generationer. Nationalbiblioteket och arkivet i Nya Zeeland funderar på möjligheterna att samarbeta om digitalt bevarande på nationell nivå. De båda institutionerna har startat ett projekt om Digital Preservation as a Service (DPaaS). Arbete pågår med att undersöka vilka behov och krav som finns när det gäller nationell lösning. Bakgrunden är att staten redan investerat stora summor i digitalt bevarande, samtidigt som få institutioner har personella eller ekonomiska resurser för att hantera digitalt bevarande. Tanken med den gemensamma tjänsten är att dela investeringar, förmåga och kunskap om att hantera information som en resurs. (http://natlib.govt.nz/blog/posts/digital-preservation-as-a-service )

Lära sig krypa innan man kan gå

En så storskalig satsning kräver naturligtvis noggrann eftertanke. Kraven på integritet och trovärdighet blir skyhöga när all information samlas i en nationell lösning. Tänk att samla nationens hela informationsbank på en plats. Det skulle kräva ett säkerhetpådrag för att bevaka serverparken som får guldreserven i Fort Knox att framstå som en västanfläkt i jämförelse. Konsekvenserna om myndigheternas information om enskilda medborgare (eller om anläggningar för vatten- och energiförsörjning för den delen) kom i orätta händer skulle kunna bli ödesdigra!

Några planer på en nationell lösning som omfattar kommunerna finns inte i Sverige idag. Sveriges kommuner och landsting (SKL) har inte uppdraget eller mandatet att samordna och erbjuda någon nationell arkivlösning. De erbjuder via SKL Kommentus möjligheten att avropa e-arkivlösning genom sitt ramavtal. Riksarkivet har inte någon beslutanderätt över de kommunala och landstingskommunala organisationerna och deras arkiv. (Delrapporten finns att hämta på projektets webbsida).

Inom den statliga sektorn planeras en gemensam tjänst för e-arkiv. Det är statens servicecenter som driver projektet. Målsättningen är en gemensam lösning för ett antal mindre statliga myndigheter. I en delrapport rekommenderar Statens Servicecenter och Riksarkivet att projektet ska gå vidare till krav- och upphandlingsfasen.

Långsiktig hållbarhet vs. teknisk utvecklig

Den tekniska infrastukturen är naturligtvis viktig för digitalt bevarande. Teknik behövs för att hantera digital information – lagring, säkerhetskopiering, kommunikation mm. Men tekniska lösningar, leverantörer av driftstjänster, utveckling av programvaror kommer att förändras över åren. Det är den organisatoriska och verksamhetsmässiga infrastrukturen som ger stadga och hållbarhet över tid.

Vi i Sydarkivera har i uppgift att tillhandahålla digitalt bevarande som en tjänst för våra förbundsmedlemmar. Förbundet garanterar det långsiktiga gemensamma åtagandet, mandat, finansiering och kompetens inom området. Detta ger hållbarhet i en värld med ständigt föränderlig teknik. De kommunala nämnderna och myndigheterna ska kunna lämna över digitala handlingar till oss precis som papperhandlingar idag överlämnas till kommunarkiven. Tanken är att Sydarkivera ska fungera som ett ”arkiv-moln” som ägs gemensamt av förbundsmedlemmarna.

Arbetet med att bygga upp Sydarkiveras verksamhet och det gemensamma arkivet kan du följa via bloggen och webbsidan med våra projekt.

johnny-automatic-roman-coliseum

Rom byggdes inte på en dag! Inte har man lyckats riva ner Rom heller. Den staden finns fortfarande kvar och frodas, inte i sin forna glans men ändå bevarad.

Texten i det här inlägget är skriven av Mats Porsklev och Elin Jonsson. Mats är Sydarkiveras förbundschef och ansvarar för att utveckla, förankra och driva förbundets frågor. Elin är bevarandestrateg och ansvarar bland annat för att planera bevarande och samordna projekt om arkivsystem och uttag/leveranser av information.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s