Klart vi ska slänga skräp!

Idag lämnar vår vardagliga kommunikation allt fler spår i form av inlägg, meddelanden och loggar. När kommunikationen sker i arbetet hos en kommun eller ett regionförbund blir spåren allt som oftast allmän information. En stor del av den vardagliga kommunikationen har liten och tillfällig betydelse för verksamheten som bedrivs. Därför behöver den inte sparas längre än nödvändigt. Men det behövs tydliga regler för att allmänheten ska veta vilken information som raderas (gallras/förstöras). Bakgrunden är att allmänheten har rätt till insyn i kommunernas verksamhet.

Ett bra sätt att komma igång med sin digitala sophantering är en gallringsplan för information som har liten och tillfällig betydelse! Då är det ok att slänga allt skräp som kommer in till myndigheterna, skickas ut eller registreras i olika loggfiler.

Servrar behöver också städas!

Att ta bort filer som inte behövs är viktigt för att tekniken ska fungera bra. Särskilt idag när det är lätt att ta stora, högupplösta, digitala foton och snabbt ladda upp på en server. Både lagring och säkerhetskopiering är resurskrävande.

Många av de verktyg vi använder för kommunikation och information gör det möjligt att ställa in automatisk gallring av till exempel loggar och temporära filer. Det är viktigt att inställningar i e-postsystem, brandväggar och med mera stämmer överens med beslut om gallring. En gallringsplan är ett styrande dokument som talar om vad som behöver sparas och inte.

Bra gallringsbeslut är till nytta både för användare och för it-avdelningar.

Mall för gallringsplan

Sydarkivera planerar att ta fram en mall för en gallringsplan för handlingar med liten och tillfällig betydelse samt spår som uppkommer i samband med dator- och internetanvändning.

Hjälp oss ta fram bra underlag!

Under maj och juni planerar vi ett antal workshopar för att ta fram den gemensamma mallen som förbundsmedlemmarna kan använda som underlag för sina beslut.

Vem ska delta?

Vi söker deltagare med intresse för rättsäkerhet och insyn, säkerhet, informationsteknik samt registratur och arkiv.

Vi hoppas på en kreativ blandning av olika kompetenser med intresse för att förbättra kommunernas informationshantering!

Mallen tas fram i öppet forum – även deltagare från kommuner som inte är förbundsmedlemmar är välkomna att delta.

Planerade workshopar (Preliminära tider! Kan komma att ändras)

Under året planerar vi en rad korta workshopar för att ta fram förslag till gallringsplan. Det kommer att vara möjligt att delta via webb.

Anmäl intresse i en kommentar till detta inlägg eller kontakta Elin Jonsson (kontaktuppgifter finns på sidan Om Sydarkivera).

1 juni kl. 10-12 – Sociala medier, webbmöten och IM

5 juni kl. 13-15 – Meddelanden, kopior, skanning och konvertering

16 juni kl. 13-15 (Obs! Nytt förslag till datum) 4 juni kl. 9-11 – E-post, skräppost, telefoni och AD (skräppost, e-postloggar, uppgifter om användare och telefonisystem.)

28 augusti kl. 13-15 – (Obs! Nytt förslag till datum) 6 maj kl.13-15 – Elektroniska spår vid dator- och internetanvändning (brandvägg, antivirus, webbövervakning, system- och säkerhetsloggar mm.)

31 augusti (Obs! Nytt förslag till datum) 12 juni kl. 13-15 – Brev, paket och bud (frankeringsmaskiner, rekommenderad post, avier, kvittenser mm)

4 september kl. 13-15 – Smarta telefoner, plattor och BYOD

Remiss

Efter att vi har sammanställt ett utkast skickas detta ut för synpunkter. Både till förbundsmedlemmarna och till externa referensgrupper.

Beslut om gallring

För att kunna radera allmän information krävs formella beslut om gallring. Det står i arkivreglementet hur gallringsbeslut fattas i kommunen eller regionförbundet. För att en gallringsplan ska gälla för hela kommunen behövs i normalfallet beslut i fullmäktige. Sydarkivera hjälper till med råd och stöd i beslutsprocessen och hur varje förbundsmedlem kan gå till väga för att anpassa mallen efter sina behov.

En kommentar

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s