Diarieföring av orosanmälningar

Sydarkiveras tillsynsarkivarie Magdalena Nordin har skickat en fråga till Socialstyrelsen om diarieföring av orosanmälningar. Bakgrunden är frågor från förbundsmedlemmar om hur orosanmälningar som kommer in till kommunerna ska hanteras.

Polisen och skolan måste anmäla om det finns misstanke om att barn far illa. Även privatpersoner kan göra orosanmälningar till kommunerna. Vissa orosanmälningar leder till åtgärder och hamnar i personakt och andra leder inte till någon åtgärd.

Handlingar som läggs till personakt behöver inte registreras i enligt med bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen. Undantagen listas i Offentlighets- och sekretessförordningen. Andra handlingar med sekretessuppgifter måste dock registreras (diarieföras).

Informationsträff 27 oktober

Den 27 oktober är det en informationsträff i Växjö för dig som arbetar med diarieföring och arkiv hos socialnämnd, omsorgsnämnd, äldrenämnd, funktionsstödsnämnd eller motsvarande. Igår (den 29 september) skickade vi inbjudan via e-post till kommunernas funktionsbrevlådor. På träffen  kommer vi bland annat att prata om gränsdragningen mellan personakter och diariet.

Mer information finns i inbjudan:

Inbjudan till träff om informationshantering Hälsa och socialt stöd (Pdf)

Fråga och svar från Socialstyrelsen

Sydarkiveras fråga:

Vilka riktlinjer finns hur anmälningar om barn som far illa ska registreras? Dessa omfattas av sekretess och det är inte alltid det blir ett ärende och en personakt av en anmälan. Hur har man tänkt när det gäller att hålla ordning/registrera dessa eftersom de inte omfattas av undantaget från diarieföring? Våra förbundsmedlemmar undrar hur de ska hantera detta och har också fått frågor från journalister varför de inte diarieförs. Kan också nämna att i dagsläget är det inte möjligt att ha dem i pärmar eftersom arbetssituationen är sådan att kommunerna får in mängder med anmälningar.

Socialstyrelsens svar:

Du kan läsa om dokumentation av förhandsbedömningar på s. 376-377 i vår handbok Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten: https://www.socialstyrelsen.se/Lists/Artikelkatalog/Attachments/19645/2015-1-10.pdf

Om handlingen inte tillförs en personakt, till exempel därför att den enskilde inte har en sådan sedan tidigare, och den innehåller uppgifter som faller under sekretess måste den diarieföras. Om nämnden beslutar att inte inleda en utredning bör beslutet antecknas på eller i anslutning till den inkomna eller upprättade handlingen som låg till grund för nämndens förhandsbedömning. Det framgår av Socialstyrelsens allmänna råd till bestämmelserna i 5 kap. 2 § SOSFS 2014:5. En sådan handling ska diarieföras.

Socialstyrelsen är medveten om problematiken att leta upp en anmälan som inte registrerats på ett sökbart sätt. Jag bifogar en länk till SOU 2014:23 där denna problematik tas upp på sidan 657.  Jag bifogar även en länk till Socialstyrelsens yttrande, se sid 6-7.

SOU 2014:23

Yttrande från Socialstyrelsen där vi tar upp frågan:

https://www.socialstyrelsen.se/SiteCollectionDocuments/remissvar-ratt-information-pa-ratt-plats-i-ratt-tid-2014-10-28.pdf

Råd och stöd

I Sydarkivera uppdrag ingår bland annat att ge förbundsmedlemmarna råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv. Eftersom information ofta hanteras delvis digitalt och delvis papper så omfattar den här tjänsten både e-arkiv och traditionella arkiv.

Kontakta oss med frågor!

Kontaktuppgifter finns på sidan Om Sydarkivera.

Notera att vi har fått nya e-postadresser!

På sidan finns också ett kontaktformulär.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

w

Ansluter till %s