Gallringsplan för ”skräp”

Råd och stöd-funktionen har skickat ut ett utkast till mall för gallringsplan på remiss till förbundsmedlemmarna. Utkastet skickas framför allt till arkivfunktionerna och IT-enheterna för synpunkter. Vi delar utkastet även här på bloggen för en öppen remiss och tar gärna emot synpunkter och förslag även från andra organisationer.

Under 2015 har vi arbetat fram en mall för en gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse samt spår som uppkommer i samband med dator- och internetanvändning. Vi har berättat om arbetet tidigare här på bloggen.

Gallringsplanen är efter beslut ett styrande dokument som talar om vad som behöver sparas och inte. Gallringsplanen skapar en enhetlig hantering av allmänna handlingar som har liten och kortvarig betydelse och som förekommer i stor mängd inom samtliga verksamheter.

Vår vardagliga kommunikation lämnar allt fler spår i form av inlägg, meddelanden och loggar. När kommunikationen sker i arbetet hos en kommun eller ett regionförbund blir spåren allt som oftast allmän offentlig information.

En stor del av den vardagliga kommunikationen har både liten och kortvarig betydelse för verksamheten som bedrivs. Därför behöver den inte sparas längre än nödvändigt. Däremot behövs det tydliga regler för att allmänheten ska veta vilken information som raderas (gallras/förstöras), eftersom allmänheten har rätt till insyn i kommunernas verksamhet.

En gallringsplan för information som har liten och kortvarig betydelse är en förutsättning för att komma igång med den digitala sophanteringen. Då är det möjligt att börja slänga allt skräp som kommer in till myndigheterna, skickas ut eller registreras i olika loggfiler.

Att ta bort filer som inte behövs är dessutom viktigt för att tekniken ska fungera bra. Särskilt idag när det är lätt att ta stora, högupplösta, digitala foton och snabbt ladda upp på en server. Både lagring och säkerhetskopiering är resurskrävande.

Det finns möjlighet att lämna synpunkter på det framtagna förslaget fram till 17 februari.

Utkast till gallringsplan för skräp

Synpunkter skickas till magdalena.nordin@sydarkivera.se

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s