Arkivmyndighet – vad gäller?

Kommunalförbundet Sydarkivera är det första kommunalförbund som bildas som en gemensam arkivorganisation. Utgångspunkten har varit delad arkivmyndighetsfunktion mellan Sydarkivera (tillsyn och överlämnade elektroniska arkiv) och förbundsmedlem (överlämnade pappersarkiv). Detta koncept togs fram av arbetsgrupp och styrgrupp i projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge (2013-2014) med juristgruppen i Kronoberg och Blekinge som referens.

Samtliga myndigheter och kommunala företag ansvarar för sin allmänna information fram tills att den överlämnas till en arkivmyndighet. Enligt bestämmelserna i arkivlagen så är kommunstyrelsen arkivmyndighet om  inte kommunfullmäktige utser någon annan nämnd eller styrelse. Läs mer om Arkivmyndighet på Samrådsgruppens webbplats. Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor är ett beredande samarbetsorgan med deltagare från Riksarkivet, kommuner och landsting.

Fråga om förbundsstyrelse i gemensamt kommunalförbund kan utses till arkivmyndighet utreddes grundligt. Arkivlagen ger stöd för att utse en gemensam nämnd eller förbundsstyrelse till arkivmyndighet. SKL har därefter  i skrivelse till projektet E-arkiv Kalmar län under förra året (2015) pekat på att förarbetena till arkivlagen säger att en kommun endast får ha en arkivmyndighet. Arkivlagen skrevs 1990, före möjligheten att bilda kommunalförbund och gemensam nämnd fanns. Det innebär att frågan om att flera kommuner skulle utse gemensam arkivmyndighet inte diskuterades. Inte heller frågan om att dela upp myndighetsfunktioner mellan två arkivmyndigheter. Det innebär att frågan inte är grundligt utredd.

Sydarkiveras förbundsstyrelse har informerats om vad som har framkommit och frågan har diskuterats. Mall för arkivreglemente i enlighet med det ursprungliga konceptet har godkänts, men förbundet har också öppnat upp för möjligheten att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. Förbundsordningen förtydligas bland annat när det gäller detta. Samtidigt har politikerna i förbundsstyrelsen lyft frågan till regeringen. Civilministern har gjort ett studiebesök hos Sydarkivera och förvaltningen har redogjort för problematiken i en skrivelse till regeringskansliet. Förhoppningen är att frågan om gemensam arkivmyndighet, och möjlighet att fördela ansvar för  arkivmyndighetsfunktioner, så småningom kommer att utredas i grunden.

I avvaktan på detta rekommenderar styrelsen mallar för arkivreglemente: en med delad arkivmyndighet (enligt det ursprungliga konceptet) och en för att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. I slutänden är det respektive fullmäktige som fattar beslut om arkivmyndighet. Förbundsmedlemmarna har hittills gjort olika ställningstaganden. Alvesta, Karlshamn, Lessebo, Markaryd och Tingsryd har beslutat om arkivreglemente med delat ansvar. Växjö har beslutat att behålla hela arkivmyndighetsfunktionen och planerar  utträda ur förbundet. Region Blekinge och Räddningstjänsten Östra Blekinge har beslutat att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. Oskarshamns kommun, som ansluter till förbundet 2017, har aviserat önskemål och att avtala om förvaltning av analoga arkiv som anslutande tjänst. Oskarshamns kommun avser även att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret till Sydarkivera från 2017. Några kommuner har ännu inte tagit ställning på grund av den osäkerhet som råder.

För frågor om arkivreglementet och diskussion om olika alternativ och konsekvenser, kontakta: Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie som ger råd och stöd i arkivfrågor:  0470-34 96 32.

För frågor om förbundsordning, förbundets tjänster och möjlighet att avtala om anslutande tjänster, kontakta: Mats Porsklev, förbundschef:  0470-34 96 31.

Hitta fler kontaktuppgifter på Sidan kontakt.

Eller kontakta din kommuns ledamöter i Sydarkiveras fullmäktige eller styrelse.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

w

Ansluter till %s