Övergripande systeminventering 2017

Under 2017 genomfördes en övergripande systeminventering hos samtliga förbundsmedlemmar. Det hade inte gjorts någon liknande systeminventering sedan Sydarkivera bildades 2015. Därför fanns ett stort behov av att kartlägga förbundsmedlemmarnas olika it-system. Kartläggningen är en förutsättning för att Sydarkivera ska kunna prioritera och hantera kommande leveranser till bevarandeplattform på ett rationellt sätt.

Arbetet bedrevs tillsammans med förbundsmedlemmarna. Operativt ansvariga personer rapporterade in uppgifter i mallar som tagits fram av Sydarkivera. Sammanställning och analys av underlag genomfördes under hösten och vintern 2017 vilket resulterat i ”Rapport systeminventering 2017”.

Under 2018 kommer en ny inventeringsomgång att genomföras hos de förbundsmedlemmar som anslöt till förbundet den 1 januari 2018. Erfarenheterna från arbetet med systeminventeringen 2017 är mycket värdefulla och kommer att ligga till grund för den inventering som görs under 2018.

Sammanfattning av innehållet i rapporten

Arbetet bedrevs i olika steg där förberedande aktiviteter i form av gemensam arbetsgrupp på Yammer och mall för systeminventering genomfördes av Sydarkivera i ett tidigt skede. I mars 2017 skickades en skrivelse med information ut till samtliga förbundsmedlemmar där de ombads utse operativt ansvariga personer i sina respektive kommuner. Till skrivelsen fanns också en bilaga med anvisningar för ifyllnad av mallar och annan information.

De systemlistor som levererades in började bearbetas efter sommaren. Detta resulterade så småningom i en enda gemensam bruttolista. Bruttolistan innehåller alla medlemskommunernas inrapporterade system. Målsättningen är att framöver kunna ajourhålla bruttolistan genom årliga avstämningar med start 2018.

I oktober 2017 inleddes arbetet med att sammanställa ”Rapport systeminventering 2017”. Rapporten syftar till att sammanfatta hela arbetsprocessen med systeminventeringen och att utgöra beslutsunderlag för prioritering och samordning av digitala arkivleveranser. Avrapportering till förbundsstyrelse ägde rum i mars 2018 i samband med förbundsstyrelsens första sammanträde för året.

Analysen av de listor som lämnats in och bearbetats visar att

  • Det är nästan 1600 system som rapporterats in.
  • Av dessa är ungefär 600 produkter gemensamma för två eller fler förbundsmedlemmar.
  • Det är ca 30 produkter eller produktfamiljer som är mycket vanliga, förekommer hos sju förbundsmedlemmar eller fler.

För vanligt förekommande system bör det finnas förutsättningar att fram gemensamma lösningar antingen genom anpassning till Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) eller i andra fall genom gemensamma insatser med systemleverantörer.

Det finns en särskild lista med system som rapporterats in som inaktiva. Här finns det i vissa fall redan framtagna lösningar. I andra fall behöver vi titta närmare på innehållet och ta reda på om informationen ska bevaras eller gallras. För ett antal av de inaktiva systemen planeras pilotprojekt kopplade till Riksarkivets projekt FGS Databas där Sydarkivera deltar.

Det fortsatta arbetet med systeminventering under 2018 bedrivs i tre parallella spår:

  1. Ny inventeringsomgång för de förbundsmedlemmar som anslöt 2018.
  2. Insamling och fortsatt komplettering av vissa uppgifter från inventeringen 2017.
  3. Fördjupade analyser av inrapporterade inaktiva system.

Målsättningen är på sikt att förenkla arbetet med att ajourhålla systemlistan.

Hämta rapporten via länken:

Rapport från Översiktlig systeminventering 2017 (Pdf)

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

w

Ansluter till %s