Förbundschefen sammanfattar året – en julbetraktelse

När jag ser tillbaka på året 2018 så är det året då Sydarkiveras verksamhet äntligen är igång på allvar. De stora grundläggande jobben med behovskartläggning och införande är slutförda och bevarandeplattformen är i full drift. Utöver ordinarie verksamhet har förbundet genomfört tre mycket stora utredningar och varit delaktiga i ett antal nationella utredningar och initiativ. I denna julbetraktelse så kommer ett axplock av allt detta!

Bastjänsterna

Digitalt arkiv

De första digitala arkivleveranserna är slutförda och godkända. Arkivpaketen finns säkert lagrade i bankvalv och bergrum. Vi har också handlagt de första förfrågningarna om utlämnande av allmän handling från det digitala arkivet!

Det finns rutiner för att samla in webbplatser och plocka ut information från inaktiva journalsystem. Personalen arbetar successivt med att ta hand om äldre digitalt material. Metoder är framtagna för att paketera äldre programvaror som baseras på Access eller SQL som datalager. Det finns nu förutsättningar på plats för att intensifiera arbetet med digitala arkivleveranser.

Den grundläggande bevarandeplattformen har fungerat väl för våra behov. De geografiskt åtskilda depåerna är fullt driftsatta med hög säkerhetsnivå. It-miljön för vår bevarandeplattform har anpassats för skapa förutsättningar för digitala flöden. Det handlar om  underliggande teknik som tillåter samarbete med många olika aktörer.

Under året har vi arbetat med att utveckla ett användarvänligt gränssnitt för digital arkivvård. Det möjliggör automatiserad hantering i stor skala. Det är en rad olika jobb som behöver köras för att konvertera till bevarandeformat, hantera kontroller med mera. Det är viktigt att enkelt kunna lägga till och byta ut olika verktyg.

Tillsyn, råd och stöd

Samtliga förbundsmedlemmar har nu slutligen tagit beslut om Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet. Tillsyn har genomförts för verksamhetsområdena Demokrati och ledning samt Trygghet och säkerhet. Det styrande dokumentet är Strategisk tillsynsplan 2016-2022. I oktober var ett 100-tal deltagare med på uppstartsmöte i Alvesta inför 2019 med informationskartläggning och tillsyn när det gäller Skolan.

Vi har genomfört både grund-, intensiv och specialistutbildningar om informationshantering och arkiv . Det har varit ett stort intresse för deltagande. Under året har vi också kört igång en första omgång webbutbildningar. I samarbete med Sveriges kommuner och landsting (SKL) har vi producerat ett par korta informationsfilmer. Filmerna finns publicerade via vår Youtube-kanal.

Bilden är från en utbildning om att ordna och förteckna arkiv

Våra nätverksträffar är väl besökta och det är också en hel del aktivitet på de gemensamma arbetsplatserna på webben. Nytt koncept för nätverksträffar har arbetats fram med olika grupper indelade efter verksamhetsområden. Mallarna inom konceptet VerkSAM Arkivredovisning uppdateras hela tiden. Tillsammans med förbundsmedlemmarna så tittar vi på olika möjligheter att göra mallarna mer användarvänliga och ta fram bättre och tydligare instruktioner. Detta för att ytterligare förenkla arbetet med informationshanteringsplaner. Frågor om att granska gallringsbeslut och utkast till informationshanteringsplaner ökar.

Externa projekt och initiativ

Från och med 2018 är vi medlemmar i DLM-forum. Det är en europeisk samarbetsorganisation inom informationshanteringsområdet. Det är många spännande projekt på gång i och med de byggblock som nu arbetas fram på europeisk nivå. Är du nyfiken så kika till exempel på CEF Building block eArchiving.

På nationell nivå deltar vi i Riksarkivets projekt  FGS för databaser för att ta fram specifikationer för generella metoder att arkivera databaser. Vi har också varit med i en referensgrupp för arbetet med att ta fram nya föreskrifter och vägledning när det gäller bevarandeformat. Vår tillsynsarkivarie har varit engagerad i projekt att uppdatera ett av de gallringsråd som ges ut av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Utöver detta har vi deltagit i Boverkets projekt Får jag lov? som handlar om digitala bygglov. Vårt uppdrag har varit att säkerställa förutsättningar för långsiktigt digitalt bevarande.

I dialog med förbundsmedlemmarna har vi lämnat inspel till arkivutredningen, både skriftligt och i samband med den turné som utredaren har haft ute i landet. I samband med detta har vi blivit ombedda att lämna förslag på tillägg i arkivlagen när det gäller möjligheter för kommuner att samverka på ett flexibelt sätt när det gäller om arkivmyndighetsfunktioner.

Sydarkiveras framtid

Förbundsstyrelsen beslutade den 2 juni 2017 att ge förvaltningen i uppdrag att driva projektet Sydarkiveras utveckling tillsammans med förbundsmedlemmarna. Projektet syftade till att uppnå samsyn inom förbundet när det gäller förbundets utveckling och uppfattning /avgränsning av bastjänster och anslutande tjänster. Denna stora genomgripande utredning som har genomförts resulterade i att förbundsfullmäktige i november 2018 beslutade bland annat att:

  • Verksamheten ska fortsatt bedrivas i nuvarande samverkansform, kommunalförbund.
  • Förbundets tidigare ställningstagande om att bedriva verksamheten med gemensam arkivmyndighet och att varje medlem tar ställning till hel eller delad arkivmyndighet ligger fast.
  • Förbundets tidigare ställningstagande om uppdelning av verksamheten i bastjänster och anslutande tjänster, samt dess omfattning som definieras i förbundsordningen, ligger fast.

Dessutom togs beslut om att principen om avgift per invånare ligga fast och förbundsavgiften ska ligga fast på 27 kr/invånare. Eventuella överskott ska förbundsstyrelsen ta i beaktande vid varje årsredovisning. I samband med detta kan styrelsen ta beslut om återbetalning av viss del av överskottet.

Dessa ställningstaganden från förbundsfullmäktige ger stadga och trygghet åt förvaltningen och en mycket stabil grund att stå inför framtiden!

Vill du veta mer kan du ta del av resultatet och slutrapporten! Sammanfattning och publicerade dokument hittar du på sidan Handlingsprogram.

Dataskyddsombudsutredning

Ett antal medlemmar hade ställt frågan om Sydarkivera kunde åta sig uppdrag att vara gemensamt dataskyddsombud för förbundsmedlemmarna som anslutande tjänst. Denna fråga resulterade i att förvaltningen fick i uppdrag att genom föra en utredning. En fråga var om förbundet kunde åta sig uppdraget inom ramen för förbundsordningen och hur det i så fall skulle kunna gå till. Dataskyddsombud är en ny funktion som behövde tillsättas inom samtliga kommuner och landsting utifrån att dataskyddsdirektivet som trädde ikraft den 25 maj 2018.

Utredningen resulterade i ett styrelseuppdrag att erbjud våra medlemmar möjligheten att teckna avtal om anslutande tjänst som dataskyddsombud. Till dags datum har 27 organisationer tecknat avtal om dataskyddsombud. Vi vet om att det är fler som har för avsikt att teckna avtal under 2019. Denna tjänst är vi stolta över och ligger precis i linje med de diskussioner som fördes i samband med att förbundet startade 2013-2014.

Analogt arkivcentrum

Ett antal medlemmar har samtidigt ställt frågan om vi skulle kunna ta ett större ansvar för medlemskommunernas analoga arkiv. Oskarshamns kommun skickade ut en förfrågan till samtliga medlemmar om intresse att genomföra en gemensam utredning.  Förfrågan resulterade i att ett antal medlemmar valde att delta i utredningen. Utredningen handlade om samordning av de fysiska pappersarkiven, med tillhörande tjänster under ledning av Sydarkivera.

Utredningen utfördes under våren 2018 tillsammans med intresserade förbundsmedlemmar. Resultatet blev att styrelsen gav förvaltningen i uppdrag att fråga medlemskretsen om de är villiga att teckna avtal om denna anslutande tjänst.

Gensvaret har varit över förväntningarna. Sydarkivera kommer tillsammans med intresserade förbundsmedlemmar starta upp förhandlingar om byggnation av ett arkivcentrum för analoga arkiv i Blekinge. Under det inledande kvartalet 2019 kommer avtalen om hel arkivmyndighet som anslutande tjänst att arbetas fram. Vi kommer totalt sett få förtroendet att förvalta mer än 20 000 hyllmeter analoga arkiv.

Vi är hel arkivmyndighet för ett antal kommuner redan idag och kommer att ta över fler analoga arkiv i framtiden. Den 1 januari 2019 går kommunarkivet i Karlskrona över i Sydarkiveras regi. Detta åtagande har respekt med sig och innebär nya spännande utmaningar för förbundet. Vi ser fram emot att utveckla denna nya  verksamhetsgren tillsammans med våra förbundsmedlemmar.

Utökning av medlemskretsen

I april godkände vårt fullmäktige att Mörbylånga, Nybro och Lomma kommuner blir nya medlemmar från och med den 1 januari 2019. Välkomna in i förbundet!

Därefter har även Landstinget Blekinge översänt en avsiktsförklaring om att de önskar bli medlemmar i och med att de slås samman med Region Blekinge från och med den 1 januari. Denna avsiktsförklaring från Landstinget Blekinge har resulterat i att förvaltningen har förhandlat med Landstinget om medlemsavgift och tidpunkt för ett eventuellt inträde. Vi är överens om att ett inträde från och med den 1 juli 2019 är bra för båda organisationerna. Det tyckte även vårt fullmäktige i november som då godkände avsiktsförklaringen från Landstinget. Nu väntar vi på det formella beslutet från Landstinget den 27 februari nästa år. Landstinget har även meddelat att de är intresserade av att vi ska vara både dataskyddsombud och ta ansvar för det analoga arkivet och överföra det till vårt planerade arkivcentrum. Oerhört spännande och i viss mån utmanande! Det blir vårt första Landsting och vi satsar för att bli en bra samarbetspartner inom deras informationsförvaltning.

Vårt fullmäktige har bestämt att vi ska hålla upp i ett år med att ta in nya förbundsmedlemmar. Men det innebär inte att förfrågningarna slutat komma in till oss. Vi har under året fått avsiktsförklaringar från dessa organisationer:

  • Ödeshögs kommun
  • Kinda kommun
  • Torsås kommun
  • Katrineholms kommun
  • Oxelösunds kommun
  • Gnesta kommun
  • Trosa kommun
  • Flens kommun

Framtidsspaning inför kommande år

Informationsförvaltning och digitalt bevarande är en kunskapsintensiv verksamhet. Genom Sydarkivera har förbundsmedlemmarna tillgång till en breda kompetens som behövs inom arkiv, it och informationssäkerhet. Tillsammans med våra förbundsmedlemmar kan vi möta utmaningarna som finns när det gäller en långsiktigt hållbar informationsförvaltning. Det gör vi genom att bedriva en innovativ och utvecklingsinriktad verksamhet med fokus på nyttan för våra förbundsmedlemmar och för samhället i stort.

Att förbundet växt både när det gäller antalet medlemmar och anslutande tjänster har inneburit att organisationen har växt personalmässigt med 8 personer. Detta främst inom dataskyddsverksamheten och även inom den analoga sidan av vår verksamhet.

Om jag siar lite in in framtiden så kommer vi växa även nästa år. När Karlskrona kommunarkiv blir en del av vår verksamhet från den 1 januari 2019, innebär det personalövergång med fem individer. För att säkerställa hur vi på ett klokt och ansvarstagande sätt tar på oss ansvar för kommunerna i Sörmland kommer vi genomföra ett gemensamt projekt under 2019. Det gör att vi utökar personalstyrkan lite till. Därutöver så kommer vi behöva utöka med resurser när det gäller bastjänsterna i någon mån. Detta för att möta upp behoven från den större förbundskretsen.

Hur många kommuner som kommer att lämna avsiktsförklaring är svårt att veta, men vi har redan fått förfrågningar från flera håll.

Med en ny organisation i ryggen och många duktiga och superkunniga medarbetare så tror jag på (till skillnad från grisen) en framtid efter jul med många nya och spännande utmaningar.

God Jul och ett fantastiskt Gott Nytt År!

Vid tangenterna!

Mats Porsklev, förbundschef Kommunalförbundet Sydarkivera

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s