Gallra och rensa (slänga)

Kom igång!

Filmen ger en kort introduktion till begreppen gallra, rensa och förstöra.

Varför gallra?

Att det är viktigt att bevara dokument inser de flesta, men det är minst lika viktigt att kasta dokument som inte längre behövs eller måste bevaras. Det handlar om att vårda arkivet. Huvudregeln är att allmänna handlingar (myndigheternas information) ska bevaras. Det betyder inte att allt behöver sparas. Det finns bestämmelser i arkivlagen som tillåter myndigheter att förstöra information och uppgifter.

Att förstöra allmän information kallas för att gallra. Arbetet med att gallra ska genomföras på ett kontrollerat sätt. Det behöver också finnas formella beslut om gallring.

Tänk på att! Varje anställd har ett personligt ansvar för att handlingar i pärmar, akter och digitala kataloger rensas och gallras.

Gallringsutredning

Innan handlingar eller uppgifter gallras måste det därför först göras en gallringsutredning för att avgöra om handlingen får förstöras. Utredningen utgår från fyra kriterier:

  • Rättskipningens behov
  • Verksamhetens behov
  • Forskningens behov
  • Arkivets roll som en del av det nationella kulturarvet.

Det innebär i praktiken att handlingar som är viktiga för att bevisa till exempel politiskt beslutsfattande, ägandeförhållanden eller myndighetsbeslut som berör enskilda personer inte får gallras bort och förstöras om inte någon annan lagstiftning kräver det.

Gallringsråd ges ut av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Samrådsgruppen består av representanter från Riksarkivet, Sveriges kommuner och landsting (SKL) samt kommuner och landsting/regioner.

Tänk på att! Utgå från de mallar, handböcker och rekommendationer som Sydarkivera tillhandahåller. Då har Sydarkiveras arkivarier gjort de gallringsutredningar som behövs.

Var finns gallringsbesluten?

Vilka handlingar som ska bevaras eller gallras regleras oftast i en informationshanteringsplan. När den är antagen av myndigheten gäller den som gallringsbeslut. Det innebär att handlingar fortlöpande ska gallras (förstöras) i enlighet med de gallringsfrister som beslutats fram till dess att en ny plan fastställts.

Många kommuner och landsting/regioner  väljer att besluta om en särskild gemensam gallringsplan för handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Det kan även finnas separata gallringsplaner eller gallringsbeslut. Vilken instans som ska besluta om gallring framgår av arkivreglementet.

Rensa akter och pärmar

När ett ärende avslutas eller handlingar av andra anledningar arkiveras, blir alla handlingar allmänna. Innan arkivering ska pärmar och liknande ”rensas” från handlingar som inte är allmänna.

Exempel på handlingar som inte är allmänna:

  • Minnesanteckningar som en tjänsteman ställt samman för att underlätta föredragningen eller beredningen av ett ärende och som inte tillför ärendet någon ny information. Tänk på att sammanträdesanteckningar aldrig är minnesanteckningar av detta slag
  • Utkast och kladdar, korrektur och råtabeller som utarbetats inom myndigheten (så kallade ”mellanprodukter”).
  • Interna handlingar som skickas mellan exempelvis lärare. Även meddelanden som skickas mellan deltagarna i en projektgrupp
  • Överflödiga kopior och trycksaker som inte tillför ett ärende något i sak.
  • Material från kurser och konferenser

I samband med att akter och pärmar rensas så är det viktigt att plocka bort gem, gummiband, plastfickor och annat som riskerar att förstöra pappren. Läs mer på sidan Arkivbeständighet.

Sekretess

Sekretesshandlingar och handlingar med uppgifter om enskilda personer ska brännas eller malas. Det är viktigt att personuppgifter som kan upplevas som integritetskränkande inte läggs i den vanliga pappersåtervinningen.

Gallring av digital information

Det är lika viktigt att gallra i det elektroniska arkivet, som i det traditionella pappersarkivet. Gamla utkast och kopior i katalogerna servrarna gör det svårt att hitta det man söker och gör att kostnader för lagring och backup ökar.

Att gallra betyder att förstöra information som betydelsebärande data i allmänna handlingar. Att radera ett elektroniskt dokument eller att en webbsida uppdateras utan att föregående version sparas är gallring.

Gallringen av elektroniska handlingar ska genomföras så att informationen inte längre är tillgänglig för myndigheten efter genomförd gallring. Kom ihåg att tömma datorns papperskorg också!

För att få gallra krävs ett myndighetsbeslut. Om det finns allmänna handlingar på servern som inte finns med i informationsplanen så behöver det tas ett separat gallringsbeslut. För mer information och hjälp kontakta kommunarkivet/Sydarkivera.

Lämna aldrig in datorer direkt till återvinningsstation, utan lämna tillbaka dem till IT-enheten för destruktion. Hårddiskar och andra digitala lagringsmedier där hemliga uppgifter eller personuppgifter lagrats ska förstöras.

Vill du läsa mer om hur du ska rensa och gallra på dina digitala lagringsytor? Klicka här: Lathund_om att städa mappar och filer (PDF)

Säkerhetskopior räknas inte! ”Som allmän handling anses inte en handling som en myndighet förvarar endast i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i en myndighets ordinarie system för automatiserad behandling av information (säkerhetskopia)” – Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 13 § 

Dokumentera gallring

Ibland kan det vara bra att dokumentera vilka allmänna handlingar som har gallrats. Det är extra viktigt om det skett en felaktig gallring till exempel om gallringen genomförts utan att det funnits ett fastställt gallringsbeslut. Det kan också vara bra att dokumentera gallring som genomförts utifrån ett särskilt gallringsbeslut.

Det som bör dokumenteras är:

  • Vad har gallrats?
  • Varför gallrade man?
  • Utifrån vilket beslut genomfördes gallringen?
  • Saknades gallringsbeslut?
  • Vilket datum genomfördes gallringen?
  • Vem genomförde gallringen?