Digitala leveranser

Sydarkivera tar emot elektroniska handlingar efter överenskommelse om handlingarna är formaterade och dokumenterade enligt instruktioner och en provleverans har genomförts.

digitalhandlingVi följer metodiken i Leveranshandledningen som baseras på standarden Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS). Metoden går ut på att verksamhet och arkivfunktion i ett nära samarbete kommer fram till hur leveransen ska genomföras.

Läs mer om det här: PAIMAS

Det finns i stora drag fyra moment som ska genomföras:

  1. Utreda förutsättningarna och bestämma vilken information som ska arkiveras.
  2. Fastställa informationspaketet som ska levereras och ta fram en leveransöverenskommelse.
  3. Överföra informationspaketet.
  4. Godkänna leveransen efter att ha kontrollerat att leveransen är korrekt genomförd.

Övergripande process för digitala arkivleveranser

1. Utreda

Det första steget är att utreda vilken information ska överföras från verksamhetssystem till digitalt slutarkiv och i så fall hur det ska gå till. Utredningarna genomförs tillsammans med de förbundsmedlemmar som har samma verksamhetssystem eller behov av att arkivera samma typ av information. Leveransutredningarna kan utgå från ett visst system eller produkt men kan också utgå från en informationstyp. Utredningen leder fram till lösningsförslag för olika leveranstyper och dokumenteras i en rapport.

I samband med leveransutredningarna så tittar vi på flera olika saker som till exempel:

  • Urval för bevarande och gallring
  • Målgrupper
  • Åtkomst och tillgänglighet till informationen
  • Sökbarhet och metadata
  • Filformat för bevarande
  • Omfattning och avgränsningar, kostnader med mera.

Utredningen leder fram till lösningsförslag för olika leveranstyper och dokumenteras i en rapport.

Hur lång tid en leveransutredning tar påverkas av flera olika faktorer. Dels av verksamhetssystemets komplexitet och omfattning och dels av hur många förbundsmedlemmar som har använt systemet tidigare. Stora utredningar av gamla system kan ta lång tid, runt 1-3 år eller längre beroende på förutsättningarna.

I takt med att Sydarkiveras förvaltning skaffar sig erfarenheter och tar fram flera lösningar så tar det kortare tid att utreda lösningsförslag när det gäller arkivleveranser från liknande system och informationstyper.

I bilden nedan beskrivs översiktligt de olika stegen i en leveransutredning:

2. Specificera

Nästa steg är att komma överens med den förvaltning eller det kommunala bolag som ska överlämna information om hur det ska gå till i mer detalj. Arbetet utförs tillsammans med förbundsmedlemmarna och leder fram till en leveransöverenskommelse.

I leveransöverenskommelsen besvaras flera frågor, bland annat:

  • Vilken information ska överföras?
  • Hur ska uttaget går till?
  • Vilket format ska data och dokument ha?
  • Hur ska kataloger och filer namnges?
  • Vilka kontroller ska genomföras?
  • Hur hanteras paketering och transport?
  • Hur ser tids- och aktivitetsplan ut?
  • Juridiken – vad gäller för överlämnande till arkivmyndighet?
  • Vem betalar för vad?
  • Vem ansvarar för vad?

I det här skedet genomförs oftast uttag från databas, filformat analyseras och överföringsformat specificeras i detalj. Ibland är det omfattande projekt med flera parter inblandade och ibland utförs det mesta arbetet av till exempel en systemförvaltare med hjälp av de gallrings- och uttagsfunktioner som finns i moderna verksamhetssystem.

För att bedriva arbetet rationellt och för att säkerställa långsiktigt bevarande krävs att gemensamma specifikationer och informationsmodeller används. Målsättningen är att i så stor utsträckning som möjligt använda de Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som fastställs av Riksarkivet. I samband med arbetet dokumenteras rutiner och olika mallar för leveranstyperna arbetas fram.

3. Överföra

lämnaSå småningom är det dags att överföra information från verksamheten hos förbundsmedlem till Sydarkivera för slutarkivering.

I det här skedet sker paketering och transport av digitala arkivleveranser. Det behövs olika rutiner beroende på säkerhetsnivå. Leveranserna paketeras i överföringspaket (SIP). Sekretess hämtas på plats hos kommunen och Sydarkivera ansvarar för säkerhet och för informationen under transporten. All lagringsmedia krypteras.

4. Godkänna

bockInnan en leverans godkänns kontrolleras att allt har kommit med och att materialet är läsbart. Förbundsmedlemmarna får själva vara med och kontrollera att materialet håller den kvalitet som förväntas. Resultatet blir digitala arkivpaket som förvaras och vårdas i Sydarkiveras bevarandeplattform. Ett leveransgodkännande avslutar processen.