3. Distribution

uppgifterFör att en säkerhetsskyddsklassad handling oavsett om det är original, kopia eller utdrag ska kunna lämnas till en handläggare så måste uppgift om behörigheten antecknas i en liggare som visar vilka handläggare/övriga anställda som är behöriga att ta del av informationen i en säkerhetsskyddsklassad handling. Listan över vilken personal som är behörig att ta del av säkerhetsskyddsklassad information kallas distributionslista.

Roller

Följande roller är iblandade i distribution av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar:

Registrator: Ansvarar för kopiering och överlämning av säkerhetsskyddsklassificerad handling till handläggare samt uppdaterar liggare. Ansvarar för upprättade handlingar,

diarieför och uppdaterar liggare samt skickar iväg extern post. Ska säkerställa handläggares behörighet att ta del av säkerhetsskyddsklassificerade handling innan distribution.

Handläggare: Ansvarig handläggare mottar handling och ansvarar för förvaring. Överlämnar upprättade handlingar som säkerhetsskyddsklassats till registrator för registrering och expediering.

Personalansvarig chef: Ansvarar för att säkerhetsklassade handläggare förs upp på förteckningen över säkerhetsklassad/behörig personal.

Instruktion

Utlämnande av säkerhetsskyddsklassificerad handling

  • Registrator ska innan överlämnande av säkerhetsskyddsklassificerad till handläggare, säkerställa handläggarens behörighet mot distributionslistan över säkerhetsklassad handläggare/personal och tillse att de får ta del av säkerhetsskyddsklassificerad handling.
  • Kontrollera även att handläggaren har behörighet att ta del av verksamhetsområdet som det gäller. Behörighet kan för handläggare gälla endast vissa typer av handlingar för att de ska kunna utföra sitt arbete.
  • Det innebär att de inte får ta del av övriga säkerhetsskyddsklassificerade handlingar inom andra verksamhetsområden än de är behöriga till.
  • Varje gång en hemlig handling lämnas ut till handläggare ska detta dokumenteras i det hemliga diariet

Kopiering av säkerhetsskyddsklassificerad handling

  • I normalfallet är det originalet av den säkerhetsskyddsklassificerade handlingen som lånas ut till behörig handläggare. Används den inte ska den vara inlåst i säkerhetsskåpet.
  • Om handlingen behöver kopieras ansvarar registrator för att detta görs. Registratorn ska även säkerställa att exemplarhanteringen dokumenteras i det hemliga diariet.
  • Om man inte registrerar varje kopia i hemliga diariet så blir det en svartkopia, vilket innebär att myndigheten inte har kontroll över handlingarna. Svartkopior minskar skyddseffekten av att hanteringen av övriga exemplar är spårbar. En förlust av en svartkopia kan inte uppmärksammas i en inventering av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar då uppgift om kopian (exemplaret) saknas i registret över myndighetens säkerhetsklassificerade handlingar.

Förvaring av säkerhetsklassificerade handlingar

  • Arbetar man inte aktivt med en säkerhetsskyddsklassificerade handling ska den vara inlåst enligt förvaringsreglerna.
  • Det är inte tillåtet att lämna kvar hemliga handlingar i arbetsrummet.
  • Den som ansvarar för en säkerhetsskyddsklassificerad handling måste hela tiden ha uppsyn över den om den inte förvaras enligt de säkerhetsregler som finns.

Vid problem

  • Om registratorn får problem när det gäller distributionen av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar, det kan gälla handläggare eller chefer som inte följer de rutiner som finns, så ska detta anmälas direkt till säkerhetsskyddschefen.

Det är viktigt att man direkt anmäler om någon frångår rutinerna. Rutiner ska följas!

Bilaga

Mall – Distribution av hemliga handlingar

OBS! Använd gärna VerkSAM Diarium/VerkSAM Plan för att märka upp vilka verksamhetsområden handläggaren är behörig att ta del av. Det ska även finnas en signatur från personalansvarig chef där det är bestämt vilken behörighet handläggaren har.


 

Andra delar i hanteringen av hemliga handlingar:

  1. lagringsmedier_livscykel_sydarkRegistrering
  2. Märkning
  3. Distribution
  4. Kvittering
  5. Inventering
  6. Återlämning
  7. Arkivering eller gallring (förstöring)