5. Inventering

Roller

Registrator: Leder inventeringen av hemliga handlingar.

En person som övervakar inventeringen: Ska inte vara registrator och personen behöver inte vara säkerhetsklassad men det får inte vara säkerhetsskyddschef.

Handläggare: Uppvisar hemlig handling.

Instruktion

söka

Inventering ska ske årligen av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar och lagringsmedier och gäller även arkiverade säkerhetsskyddsklassificerade handlingar, alltså inte enbart de som finns hos handläggare för förvaring.

Fysiska föremål (såsom handlingar i pappersform och lagringsmedier och materiel) ska inventeras för att kontrollera om föremålen är i behåll eller om de har förlorats. Att inventera elektroniska handlingar är normalt inte meningsfullt, t.ex. att de elektroniska handlingarna är kvar på ett lagringsmedium. Elektroniska handlingar kan dessutom finnas i flera kopior i ett informationssystem.

Vid inventering sker en kontroll av:

  • Att handlingen har rätt skydd
  • Att samtliga handlingar kan uppvisas
  • Att det inte förekommer svartkopior
  • Inventering av hårddiskar
  • Inventering av USB-minne

Om en handling består av flera lösa bilagor eller lagringsmedier måste även dessa kontrolleras. Normalt är det inte nödvändigt att räkna varje sida i en handling, om det inte finns tydliga indikationer på att handlingen inte längre är intakt, t.ex. då sidor lossnat.

Resultatet av inventeringen rapporteras till säkerhetsskyddschef som utreder ev. röjda handlingar och vidtar åtgärder

Inventeringsmall

Resultatet rapporteras till säkerhetsskyddschef som utreder eventuella röjda handlingar och vidtar åtgärder.

Mall – Inventering av hemliga handlingar


 

Andra delar i hanteringen av hemliga handlingar:

  1. lagringsmedier_livscykel_sydarkRegistrering
  2. Märkning
  3. Distribution
  4. Kvittering
  5. Inventering
  6. Återlämning
  7. Arkivering eller gallring (förstöring)