6. Återlämning

Roller

Registrator: Ansvarar för att uppdatera hemliga diariet samt låsa in handlingen för förvaring.

Handläggare: Ansvarar för att omgående återlämna hemliga handlingar som ej behövs för handläggning.

Instruktion

registratorNär ett ärende är avslutat ska hemliga handlingar överlämnas till registrator. Registratorn uppdaterar det hemliga diariet och låser in handlingarna för förvaring. Kopior av hemliga handlingar som inte ska bevaras skall rensas. Läs mer om det här: Arkivering eller gallring (förstöring)

Vid återlämning stryks handlingen i det hemliga diariet med ett streck så att texten under fortfarande går att läsa som tecken på att handlingen är återlämnad. Datumet då handlingen återlämnats ska även dokumenteras i diariet. Vid en ny utlåning skrivs en ny post i det hemliga diariet med handlingens exakta id-nummer.

strykning


 

Andra delar i hanteringen av hemliga handlingar:

  1. lagringsmedier_livscykel_sydarkRegistrering
  2. Märkning
  3. Distribution
  4. Kvittering
  5. Inventering
  6. Återlämning
  7. Arkivering eller gallring (förstöring)