7. Arkivering eller gallring

Roller

Registrator: Ansvarar för att hemliga handlingar förvaras på rätt sätt. Ordnar hemliga handlingar i en egen serie. Överlämnar bevarande handlingar till arkivet.

Arkivarie: Mottar arkivboxar på sedvanligt sätt och kvitterar dessa som vanligt. Arkivboxarna skall hållas åtskilda från det vanliga arkivet och skall låsas in i godkända skåp.

Instruktion

Arkivering

arkivboxHemliga handlingar och ärenden som berör hemliga handlingar ska hållas åtskilda från det vanliga arkivet. Handlingarna skall ordnas i en separat serie. Vanligtvis ”hemliga handlingar ordnade efter diarienummer”.

Serien med hemliga handlingar skall förtecknas som en separat serie i arkivförteckningen. Nedan är ett exempel på hur det kan se ut i arkivförteckningen.

F Handlingar ordnade efter nämnd

– F1 Diarieförda Ärenden

– – F1a Diarieförda ärenden.

– – F1b Hemliga handlingar ordnade efter diarienummer.

Arkiveringen av hemliga handlingar skall ske på så vis att de hemliga handlingarna har högre skydd än det vanliga arkivet. Vanligtvis placeras ett säkerhetsskåp i arkivet för förvaring av hemliga handlingar.

Gallring (förstöring)

GallringVid gallring av hemliga handlingar gäller speciella regler. Hemliga handlingar får inte kastas i sekretesstunna eller pappersåtervinning. De ska alltid förstöras på plats under överseende av behörig personal.

Arbete pågår för att identifiera vilka metoder som ska användas vid förstöring.

Två faktorer påverkar val av metod av gallring. Val av medium samt informationsklassning. Då hemliga uppgifter kan finnas både på digitala medier och papper behöver olika metoder dokumenteras. FM hanteringsregler kommer vara styrande.

Samtlig destruktion av hemliga handlingar eller medier ska dokumenteras i en destruktionsliggare.


 

Andra delar i hanteringen av hemliga handlingar:

  1. lagringsmedier_livscykel_sydarkRegistrering
  2. Märkning
  3. Distribution
  4. Kvittering
  5. Inventering
  6. Återlämning
  7. Arkivering eller gallring (förstöring)