Verksamhetsförändring

Varje myndighet är skyldig att beakta konsekvenserna för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras. Samråd bör då ske med arkivmyndighet. Bestämmelserna finns i arkivförordningen 6 §. Det kan också finnas bestämmelser i kommunens arkivreglemente.

Länk till arkivförordningen: SFS 1991:446

Ändrade arbetssätt och omorganisationer

organisationI samband med organisationsförändringar är det viktigt att tänka på arkivet. Allmänna  handlingar kan inte utan vidare överlämnas mellan myndigheter. Det är viktigt att ta ställning till om handlingar ska överlämnas till arkivmyndigheten eller följa med till den nya organisationen. Det är lämpligt att fatta ett formellt beslut, så att det går att följa var informationen finns. Ska handlingar lämnas över till en myndighet utanför kommunen måste det finnas stöd i lag eller särskilt beslut i fullmäktige.

Även nya arbetssätt kan påverka arkivet. Särskilt viktigt att tänka på arkivet är det om förvaltningen ska införa ett nytt IT-system. Systemen ska fungera i verksamheten och den tekniska miljön och ska dessutom uppfylla krav på registrering av allmänna handlingar, rensning, gallring, förvaring och bevarande.

Kontakta alltid Sydarkivera i samband med större omorganisationer och införande av nya system.