Upphandling

Upphandla nya verksamhetssystem

dähsNär ett system upphandlas är det viktigt att avtala att myndigheten får tillgång till utförlig dokumentation. Även när system utvecklas och anpassas till den specifika myndighetens verksamhet ska dokumentation upprättas. Den dokumentation som behöver finnas om systemet är följande:

  • Översiktlig beskrivning av systemet eller applikationen
  • Beskrivning av rutiner i systemet
  • Beskrivning av lagrade data, dess struktur, samband och definitioner
  • Redogörelse för betydande ändringar i systemet eller applikationen
  • Förändringar av koder och andra styrande parametrar

Användardokumentation, manualer, handböcker, processbeskrivningar och teknisk dokumentation ska finnas tillgänglig hos systemägaren under hela den tid som systemet är i drift. Det är den myndighet som äger IT-systemet (systemägaren) som ansvarar för dokumentationen. Detaljnivån och omfattningen på systemdokumentationen beror på hur komplext systemet är. Användningen av standarder ska dokumenteras. För IT-system som är gemensamma för flera myndigheter beslutar arkivmyndigheten vem som har ansvar.

När systemet tas ur drift ska ett urval bevaras för framtiden för att det ska vara möjligt att förstå de uppgifter som bevaras. Bevarandet kan vara digitalt eller på papper. Urvalet görs i samråd med Sydarkivera och eventuell lokal arkivfunktion.