Handbok för förvaltning

Sydarkiveras handbok på webben

listaVi arbetar med att skapa en digital handbok. Efter hand som material blir klart kommer den att fyllas på. Handboken är i första hand anpassad för anställda hos våra förbundsmedlemmar som vill lära sig mer om informationshantering och arkiv.

Klicka på punkterna för att läsa mer.

Vem gör vad?

  • Myndighetens arkivansvar – Nämnden eller styrelsen har det yttersta ansvaret för myndighetens verksamhet och de allmänna handlingar som hanteras där.
  • Arkivansvarig – Har det formella ansvaret för myndighetens arkiv och utses av nämnd eller styrelse.
  • Arkivombud – Har hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) hos en nämnd eller kommunalt bolag.
  • Registrator – Diarieför inkommande och utgående handlingar.
  • Handläggare – Den som ansvarar för ärenden i en myndighet.

Insyn i verksamheten

Allmänhetens rätt till insyn i myndigheternas verksamhet är grundlagsskyddad. Offentlighetsprincipen innebär bland annat yttrandefrihet, meddelarfrihet och allmänna handlingars offentlighet. Att en handling är allmän innebär i grund och botten att myndigheternas handlingar tillhör oss alla, och vi har alla rätt att ta del av dem. Det finns inget krav på att vara svensk medborgare.

  • Allmän handling – En handling som är förvarad, inkommen eller upprättad hos en myndighet och kan begäras ut av allmänheten.
  • Lämna ut allmän handlingKontrollera handlingars innehåll, bedöma sekretess och behandla begäran därefter.

Redovisa arkiv

digitalhandlingFör att få insyn i de handlingar arkivet hanterar krävs särskilda dokument och planer som bidrar till sökbarhet och effektivitet. Med hjälp av dessa dokument kan en handlings hela livscykel följas och spåras, från att den skapas till att den gallras eller slutarkiveras.

Förvara och vårda arkiv

förvaringDet är varje myndighets ansvar att förvara, vårda och bevara den egna myndighetens handlingar/information, både analoga och digitala. Myndigheten ska se till att de arkivlokaler de använder är utformade enligt gällande krav. Även de handlingar/den information som myndigheten förvarar på servrar i datahallar ska skyddas från vatten, fukt, brand, skadegörelse och obehörig åtkomst.

  • GallringKontrollerat förstörande av allmänna handlingar.
  • Arkivlokaler – Arkivet som finns ute på förvaltningen.
  • Verksamhetssystem – Digitalt stödsystem för den dagliga verksamheten.
  • Digitala mappar och filer – Strukturering av digital information i olika format.
  • Överlämna till arkivmyndighet – Leverera allmänna handlingar för slutförvaring.

Kontrollera och skydda

dataskydd

Se Handbok för dataskydd.

  • Dataskydd – Kontroll över hantering av personuppgifter (GDPR).
  • Informationssäkerhet – Säker hantering och fysiskt skydd av information.