Arkivansvarig

Kort introduktion för arkivansvarig

Arkivansvarig utses av nämnd eller styrelse och har det formella ansvaret för myndighetens arkiv.

De huvudsakliga arbetsuppgifterna är att se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen (arkivvården) på myndigheten. Arkivansvarig är en länk mellan arkivmyndigheten och de egna verksamheterna. Rollen är främst bevakande men innebär också en arbetsledande funktion för arkivombuden och eventuell arkivsamordnare.

Kom igång!

Kort informationsfilm för arkivansvariga hos Sydarkiveras förbundsmedlemmar. Vår utbildare Anki Heimonen berättar kort om vad du behöver veta om arkiv och informationshantering.

Arkivansvarigs placering

Arkivansvarig ska ha en ledande befattning på förvaltningen/bolaget, eller minst delta i ledningsgrupp/motsvarande. Vanligtvis är förvaltningschefen arkivansvarig enligt arkivreglementet, om inte annan person utses av nämnd/styrelse. Den arkivansvarige ska vara placerad så att denne har möjlighet att bevaka och påverka verksamhetens beslutsprocesser och budgetarbete.

Uppgifter

  • Känna till bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård och hantering av allmänna handlingar.
  • Utse arkivombud och eventuellt arkivsamordnare för din förvaltning.
  • Bevaka arkivlagen och se till att Sydarkiveras arkivregler efterlevs inom den egna verksamheten.
  • Samråda med Sydarkivera i frågor angående arkiv- och informationshantering.
  • Löpande bevaka verksamhetens besluts- och budgetprocesser och deras påverkan på arkiv- och informationshanteringen.
  • Övervaka förändringar vid omorganisationer, upphandling av nya verksamhetssystem,  eller andra verksamhetsförändringar som påverkar arkiv- och informationshanteringen.
  • Se till att det finns aktuell arkivbeskrivning och informationshanteringsplan.
  • Vara sammankallande vid Sydarkiveras inspektioner och se till att verksamhetsrepresentanter finns närvarande vid inspektionen.
  • Sprida information från Sydarkivera som berör verksamhetsområdet.

Dokument och mallar