Arkivbeskrivning

Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar (arkivbeskrivning). Beskrivningen ska ge en överblick av myndighetens information, organisation och hur informationen hanteras. Varje nämnd eller kommunalt bolag bör ha en egen arkivbeskrivning.

Arkivbeskrivningen ska  vara utformad så att den underlättar användningen av informationen. Genom arkivbeskrivningen får utomstående uppgifter om vilken typ av information verksamheten hanterar, vilken lagstiftning som styr verksamheten, vilka sökingångar som finns, hur myndigheten är organiserad med mera. På så sätt underlättas insynen i organisationen.

Arkivansvarig och arkivombud hjälps åts med att ta fram arkivbeskrivning och hålla den uppdaterad.

Att göra:

  • Kontrollera om det finns en aktuell arkivbeskrivning. Tips! Fråga registrator/nämndsekreterare eller den centrala arkivfunktionen.
  • Behöver arkivbeskrivningen uppdateras? Hämta mallen VerkSAM Beskrivning och läs igenom instruktionen.
  • Samla in underlag och sammanställ uppgifter i mallen.
  • Behöver du mer hjälp? Kontakta din centrala arkivfunktion eller Sydarkivera (endast förbundsmedlemmar).
  • Informera nämnd/styrelse om att arkivbeskrivningen är uppdaterad.
  • Skicka en kopia (gärna elektroniskt) till Sydarkivera.

Kontaktuppgifter till oss på Sydarkivera finns på sidan Kontakt