Diarieplan eller klassificeringsstruktur

En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Tidigare har myndigheternas handlingar klassificerats och redovisats utifrån deras yttre form eller funktion, t.ex. protokoll, register, ritningar etc.

Med det nya sättet att redovisa klassificeras handlingarna istället efter verksamhetsområden och processer vilket tydliggör deras samband med verksamheten. Klassificeringsstrukturen är en strukturerad redovisning av myndighetens processer och verksamhetsområden. Klassificeringsstrukturen bör användas som utgångspunkt vid ärenderegistrering för att uppnå öppenhet och effektivitet i ärendehanteringen.

Sydarkivera har tillsammans med kommuner i södra Sverige tagit fram en klassificeringsstruktur som ska gälla för förbundsmedlemmarna om man vill gå över till det nya sättet att redovisa handlingar. Klassificerings-strukturen kallas VERKSAM och förvaltas av Sydarkivera.