Lämna ut allmän handling

Kom igång!

Filmen ger en introduktion till vad man bör tänka på vid utlämnande av allmänna handlingar.

Vad kan lämnas ut?

lämnaHos offentliga myndigheter gäller handlingsoffentlighet som ska garantera allmänhetens rätt till insyn. Allmänheten, exempelvis en privatperson eller en journalist, har rätt att ta del av myndighetens allmänna handlingar.

Minnesanteckningar och så kallade mellanprodukter (till vardags kallade arbetshandlingar) är inte allmänna handlingar och kan därmed inte begäras ut. Privat e-post räknas till exempel inte som en allmän handling även om e-posten har skickats till en handläggares e-postkonto på arbetet

Är du osäker på vad en allmän handling är, läs mer här: Allmänna handlingar.

När ska det ske?

Allmänna handlingar ska, om någon begär det, lämnas ut direkt eller så snart som möjligt! Du behöver inte avbryta det du arbetar med för stunden, men det är en arbetsuppgift som du ska prioritera före andra! Normalt sätt ska utlämnande ske inom maximalt tre arbetsdagar.

Vem har ansvaret?

Det är den person som är ansvarig för handlingarna som ska lämna ut dem. Det kan till exempel vara handläggare, registrator eller den centrala arkivmyndigheten.

Visste du att? Vem som har rätten att fatta beslut om att inte lämna ut allmänna handlingar står i delegationsordningen.

Hur går det till?

uppgifterKom ihåg att du aldrig får fråga vem personen som begärt ut handlingen är eller vad handlingarna ska användas till om handlingarna inte omfattas av sekretess.

Sydarkivera har tagit fram en lathund för utlämnande. Den är ett hjälpmedel för dig som handläggare.

Lathund vid utlämnande av allmän handling (PDF)

Att lämna ut handlingar är en flerstegsprocess. Den ser i grova drag ut såhär:

  • Ta fram handlingarna.
  • Läs igenom.
  • Bedöm eventuell sekretess.
  • Om sekretess inte förekommer, kopiera / lämna ut.
  • Om sekretess förekommer, gå till nästa rubrik.

Handlingarna får läsas på plats. Allmänheten har också rätt att få kopior. Det finns ofta en särskild taxa när det gäller vad myndigheten ska ta betalt för kopior på allmänna handlingar. Låna aldrig ut originalhandlingar.

Sekretess då?

  • Informera den som begärt ut att sekretess gäller.
  • Fråga om begäran kvarstår. Om inte, avsluta ärendet.
  • Om begäran kvarstår, begär ytterligare uppgifter och information för att göra fortsatt sekretessbedömning.

dataskyddMisstänker du att det kan finnas hemliga uppgifter är det viktigt att först läsa igenom handlingarna och kanske diskutera frågan med din chef (så kallat ”rådrum”). När det gäller uppgifter som kan omfattas av sekretess är det viktigt att ta reda på vem det är som vill ha uppgifterna och ibland till och med till vad.

  • Om den som begärt handlingen har rätt att ta del av den ska handlingen eller delar av handlingen lämnas ut.

Delar som de inte har rätt att se ska maskeras. Begär alltid legitimation när handlingen lämnas ut. Om du skickar kopior av handlingen ska de skickas med rekommenderad post eller säker e-post. Hemliga uppgifter får inte hamna i fel händer!

  • Om den som begärt handlingen inte har rätt att ta del av den ska begäran avslås.
  • Fatta ett formellt beslut och meddela beslutet. Glöm inte att skicka med en besvärshänvisning så att beslutet kan överklagas om den sökande begär det!