Arkivansvar – nämnder och bolag

Det politiska ansvaret

Ytterst är det politikerna i nämnden, eller bolagets styrelse, som bär ansvaret för myndighetens verksamhet och de allmänna handlingar som hanteras där. Alla nämnder, kommunala bolag och andra organisationer som kommunen äger huvuddelen av, omfattas av samma regelverk som myndigheter. Ett kommunalägt bolag är inte en myndighet, men likställs med en sådan i detta fall.

  • Myndigheten ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar.
  • Myndigheten ska underlätta sökandet efter allmänna handlingar. Informationen i ärendet ska hanteras utifrån en fastställd informationshanteringsplan.
  • Myndigheten ska se till att det finns personal som kan ta hand om arkiven så att reglerna följs.
  • Myndighetens handlingarna ska hanteras, lagras och hållas ordnade så att de kan läsas och användas under hela den tid som de ska bevaras. Oavsett om det är digitala eller analoga handlingar (på papper) ska myndigheten säkerställa sökbarhet, tillgänglighet, lagringskapacitet och beständighet.
  • Myndigheten ska använda certifierade produkter och etablerade standarder för att säkerställa att information kan bevaras för framtiden.

Arkivorganisation

organisationMyndigheten bör, genom ett formellt beslut, fastställa sin arkivorganisation. Syftet med arkivorganisationen är att bestämma ansvars-, uppgifts- och rollfördelningen för myndighetens arkivvård. Dokumentet, som fastställer arkivorganisationen, ska även fungera som en instruktion för hela verksamheten, inte enbart för personal med arkivvårdande arbetsuppgifter.

Arkivorganisationen bör utses av myndighetens nämnd/styrelse, förvaltningschef/VD eller motsvarande genom att man fastställer och dokumenterar namn, befattning samt ansvar och arbetsuppgifter för de personer som tillsammans ska svara för arkivvården. Myndigheten bör sammanfatta och dokumentera fördelningen av ansvar och arbetsuppgifter för arkivansvarig och arkivombud i ett beslutsdokument.

Varje förvaltning ansvarar för sitt arkiv och ska ha en arkivansvarig och det antal arkivombud som behövs för att vårda arkivet. Arkivansvarig ska vara förvaltningschefen om organisationen (myndigheten) inte utser någon annan. Arkivombuden ska vara så många som behövs för att sköta den praktiska hanteringen av arkivet.

Läs mer om:

De anställdas ansvar

  • Lägga in dokument och andra handlingar i de verksamhetssystem som används. Då kan handlingens äkthet och status kontrolleras och det finns stöd för att hantera versioner.
  • Varje medarbetare ansvarar för den information den producerar i analog och digital form. Vare sig om den förvaras i närarkiv, verksamhetssystem eller andra dokumentlager, som till exempel hemmakataloger eller gemensamma mappar.
  • Varje handläggare ansvarar för sina ärenden. Handläggaren ansvarar för att ärenden avslutas och arkiveras när de inte längre är aktuella.
  • När ärendet arkiveras ska det vara rensat och kontrollerat så att alla handlingar som ska arkiveras finns med i akten.
  • Det ska inte förekomma dubbelarkivering, vilket innebär att det endast ska finnas ett analogt eller digitalt arkivexemplar.