Arkivlokaler

En arkivlokal är en lokal där arkivhandlingar/information förvaras. Det ställs speciella krav på lokalen eftersom den ska skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp samt obehörig åtkomst.

Kom igång!

Det första du behöver göra är att se till att de grundläggande säkerhetsrutinerna fungerar. Använd gärna planschen Släck, stäng, lås! för att påminna medarbetare om vad som gäller.

Kontrollera förvaltningens arkivlokaler

Kort text

Kort text

Storstäda i närarkiv och arbetsrum

Det är viktigt att sortera handlingarna på ett enhetligt sätt. Involvera därför förvaltningens eller bolagets arkivansvarig, arkivombud (arkivredogörare) och registrator. Rådgör med kommunarkivet eller Sydarkivera när det kommer upp frågor.

För att värma upp kör den interaktiva webbutbildningen Städa närarkiv:

arkiveramera

Mer tips om att storstäda i närarkiv och arbetsrum finns i dokumentet:

Ordning och reda i arkivet

Förvaltningens informationshanteringsplan är ett viktigt verktyg för att hålla ordning i arkivet.

Det är praktiskt att förvara de handlingar som ska bevaras åtskilda från dem som ska gallras. Notera gallringsfrister på pärmar eller registerflikar, så blir gallringen enkel.

Särskilda krav ställs på förvaring av sekretesshandlingar. Offentliga och hemliga handlingar ska inte förvaras i samma pärm. Det är för att inte riskera att hemliga handlingar lämnas ut av misstag. Handlingar som rör medarbetarsamtal, lönesamtal och utvecklingssamtal kan innehålla hemliga uppgifter och ska förvaras inlåsta eller på annat sätt skyddade från obehöriga. Innan till exempel personalakter eller elevakter lämnas ut ska uppgifterna i dokumenten sekretessprövas.

Arkivombudet ansvarar för att kontrollera att de pärmar som ska sättas in i närarkivet/arkivskåpet är rensade. Ansvaret för att rensa ligger på den handläggare som handlagt ärendet eller haft ansvar för handlingarna. Tillgängligheten till alla arkivlokaler ska vara kontrollerad och begränsad.

På en liten arbetsplats räcker det med ett skåp. Är det många som delar på arkivet är det praktiskt att bygga om till exempel ett förråd. Detta blir ofta billigare än att köpa stora skåp.

Arkivhandlingar (original, akter, journaler med mera) ska förvaras:

  • Låsbart och brandsäkert
  • I närheten av arbetsplatsen
  • Bara arkivombuden får sätta in handlingar
  • Alla ska inte ha tillgång till nycklar
  • Alla vardagar ska det finnas någon som kan öppna utrymmet
  • Arkivet får inte användas som förråd (för julprydnader och gamla datorer)

Krav på arkivlokaler

Arkivhandlingar ska förvaras stöld- och brandsäkert. Gallringsbara handlingar kan förvaras inlåsta i källarförråd eller liknande.

Arkivlokalen ska ge skydd mot:

  • Vatten och skadlig fukt
  • Brand, brandgas och skadlig upphettning
  • Skadlig klimat- och miljöpåverkan
  • Skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst

Krav när det gäller arkivlokaler finns i de föreskrifter och allmänna råd som ges ut av Riksarkivet:

Drift och säkerhet

Kort text/sammanfattning

Tips! Skrivbara mallar i Word-format kan du hämta i gruppen Mallar på Sydarkiveras nätverk på Yammer.