Överlämna till arkivmyndighet

När arkivhandlingar inte längre behövs i den dagliga verksamheten kan de efter överenskommelse övertas av arkivmyndigheten för fortsatt vård i slutarkivet. Överenskomna tider framgår av dokument- och gallringsplanen.

Efter leverans

Efter leveransen ordnas och förtecknas handlingarna i ett särskilt systematiskt system som är gemensamt för de allra flesta offentliga arkiv i Sverige. Handlingarna ordnas systematiskt efter handlingstyp eller ämne och inbördes i kronologisk ordning. Diarieförda handlingar arkiveras i diarienummerordning. Varje volym skrivs in i ett särskilt arkivredovisningssystem, som är sökbart enligt olika kriterier. Arkivmyndigheten ansvarar för att lämna ut och sekretesspröva handlingar.

NAD

Den Nationella Arkivdatabasen (NAD) är en sökbar databas som innehåller uppgifter om arkivmaterial i svenska arkiv, bibliotek och museer. NAD ägs av Riksarkivet och byggs upp genom sammanläggning av olika arkivdatabaser, som i sin tur representerar en lång rad arkivinstitutioner i Sverige. Ett gemensamt söksystem gör det möjligt att både söka information om arkiv och samlingar runt om i landet. För att forskare och andra intresserade på ett enkelt sätt ska kunna ta del av vilket arkivmaterial som förvaras hos arkivmyndigheten är det därför bra att publicera arkivförteckningarna via NAD.