Analoga leveranser

arkivarieFör att leveranserna till arkivmyndigheten ska vara så smidiga som möjligt är det viktigt att följa instruktionerna nedan:

  • Skicka inte enstaka handlingar, utan samla ihop handlingarna och leverera en gång om året.
  • Pärmar/akter ska vara gallrade innan de levereras. Slutarkivet ska inte innehålla handlingar som ska gallras. De ska förvaras på förvaltningen/enheten.
  • Handlingarna ska vara rensade. Alla gummiband, plastfickor och gem ska vara bortplockade.
  • Märk pärmar/akter/omslag tydligt med datum, diarienummer och innehåll.
  • Handlingarna ska vara sorterade i den ordning som framgår av informationsplanen.
  • Leveransen ska vara märkt med avsändare (enhet och kontaktperson)
  • Skriv en lista över vilka pärmar/motsvarande som ingår i leveransen (detta för att vara säkra på att allting har kommit fram).
  • Se till att det skapas ett leveranskvitto/reversal vid leveransen och att den undertecknas av arkivpersonalen. Kvittot är viktigt för att bevisa att handlingarna är överlämnande till arkivmyndigheten.
  • Om det rör sig om en större leverans, kontakta kommunarkivet eller Sydarkivera i förväg!

Handledning och checklista för hur du förbereder leveranser för överlämning till Sydarkivera finns här:

Förbereda för närarkiv och leverans till arkivmyndighet – checklista (PDF)