Vem gör vad?

Myndigheternas arkivansvar

Alla nämnder, kommunala bolag och andra organisationer som kommunen äger huvuddelen av, omfattas av samma regelverk som myndigheter. Ett kommunalägt bolag är inte en myndighet, men likställs med en sådan i detta fall. Varje organisation ansvarar för sitt arkiv och ska ha en arkivansvarig och det antal arkivombud som behövs för att vårda arkivet. Arkivansvarig ska vara förvaltningschefen om organisationen (myndigheten) inte utser någon annan. Arkivombuden ska vara så många som behövs för att sköta den praktiska hanteringen av arkivet.

Ytterst är det politikerna i nämnden, eller bolagets styrelse, som bär ansvaret för myndighetens verksamhet och de allmänna handlingar som hanteras där.

Myndigheten bör, genom ett formellt beslut, fastställa sin arkivorganisation. Syftet med arkivorganisationen är att bestämma ansvars-, uppgifts- och rollfördelningen för myndighetens arkivvård. Dokumentet, som fastställer arkivorganisationen, ska även fungera som en instruktion för hela verksamheten, inte enbart för personal med arkivvårdande arbetsuppgifter.

Arkivorganisationen bör utses av myndighetens nämnd/styrelse, förvaltningschef/VD eller motsvarande genom att man fastställer och dokumenterar namn, befattning samt ansvar och arbetsuppgifter för de personer som tillsammans ska svara för arkivvården. Myndigheten bör sammanfatta och dokumentera fördelningen av ansvar och arbetsuppgifter för arkivansvarig och arkivombud i ett beslutsdokument.