Verksamhetsförändring

Varje myndighet är skyldig att beakta konsekvenserna för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras. Samråd bör då ske med arkivmyndighet. Bestämmelserna finns i arkivförordningen 6 §. Det kan också finnas bestämmelser i kommunens arkivreglemente.
Länk till arkivförordningen:
https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/arkivforordning-1991446_sfs-1991-446

Upphandla nya verksamhetssystem När ett system upphandlas är det viktigt att avtala att myndigheten får tillgång till utförlig dokumentation. Även när system utvecklas/anpassas till den specifika myndighetens verksamhet ska dokumentation upprättas.

* Översiktlig beskrivning av systemet/applikationen

* Beskrivning av rutiner i systemet

* Beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner

* Redogörelse för betydande ändringar i systemet/applikation

* Förändringar av koder och andra styrande parametrar

Användardokumentation, manualer, handböcker, processbeskrivningar och teknisk dokumentation ska finnas tillgänglig hos systemägaren under hela den tid som systemet är i drift. Det är den myndighet som äger it-systemet (systemägaren) som ansvarar för dokumentationen. Detaljnivån och omfattningen på systemdokumentationen beror på hur komplext systemet är. Användningen av standarder ska dokumenteras. För it-system som är gemensamma för flera myndigheter beslutar arkivmyndigheten vem som har ansvar.

När systemet tas ur drift ska ett urval bevaras för framtiden för att det ska vara möjligt att förstå de uppgifter som bevaras (digitalt eller genom uttag på papper). Urval görs i samråd med kommunarkivet.

Ändrade arbetssätt och omorganisationer

I samband med organisationsförändringar är det viktigt att tänka på arkivet. Information som är allmän handling kan inte utan vidare skickas mellan organisationer (myndigheter). Det är viktigt att ta ställning till om handlingar ska överlämnas till arkivmyndigheten (kommunarkivet) eller följa med till den nya organisationen. Det är lämpligt att fatta ett formellt beslut, så att det går att följa var informationen finns. Ska handlingar lämnas över till en myndighet utanför kommunen måste det finnas stöd i lag eller särskilt beslut i fullmäktige.

Även nya arbetssätt kan påverka arkivet. Särskilt viktigt att tänka på arkivet är det om förvaltningen ska införa ett nytt it-system. Systemen ska fungera i verksamheten och den tekniska miljön och ska dessutom uppfylla krav på registrering av allmänna handlingar, rensning, gallring, förvaring och bevarande.

Kontakta alltid kommunarkivet i samband med större omorganisationer och införande av nya system.