Arkivmyndighet

Gemensam arkivmyndighet

Varje förbundsmedlem har ett arkivreglemente som preciserar ansvarsfördelning. Det är i arkivreglementet som  förbundsmedlemmarna beslutar att utse Sydarkivera till gemensam arkivmyndighet. Varje förbundsmedlem beslutar själv i vilken takt och omfattning som arkivmyndighetsfunktioner överlämnas.

Utlämnande allmän handling

Sydarkivera lämnar ut allmänna handlingar från överlämnade arkiv till allmänheten, forskare och förbundsmedlemmarnas verksamheter. I handläggningen ingår eftersökning, menprövning, kopiering, maskning, distribution samt beslut om att neka utlämnande.

Information om utlämnade av allmän handling finns i leveransöverenskommelser som tecknas för digitala arkivleveranser. Information riktad till allmänheten finns att läsa via sidan Att använda arkiven.

Tillsyn enligt arkivlagen

Som arkivmyndighet bedriver Sydarkivera tillsyn utifrån arkivlagens bestämmelser och föreskrifter som meddelats med stöd av arkivlagen. Tillsynen sker dels på eget initiativ och dels efter anmälan.

Utöver detta ska arkivmyndigheten genom rådgivning och information skapa förutsättning så att arkivlagens ändamål uppfylls. Den gemensamma arkivmyndighetsfunktionen är en viktig del för att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av e-arkiv som är hållbar på lång sikt.

Den långsiktiga planeringen av tillsyn dokumenteras i en strategisk tillsynsplan som beslutas av förbundsstyrelsen.

Arkivinspektion

Sydarkivera utövar arkivtillsyn genom inspektionsbesök hos nämnder och kommunala bolag, såväl analoga som digitala arkiv. Arkivinspektionerna utförs tillsammans med förbundsmedlem. Samordning, rapportering, planering av åtgärder, uppföljning med mera ingår i tjänsten.

Egenkontroll

Sydarkivera tillhandahålla rutiner, instruktioner och verktyg så att arkivansvariga kan kontrollera förvaltningens eller bolagets informationshantering och arkiv. I tjänsten ingår samlad uppföljning, rådgivning samt planering av åtgärder.

Granskning av gallringsbeslut

Förbundsmedlemmarnas nämnder och bolag ska samråda med Sydarkivera inför beslut om gallring.  Sydarkiveras arkivarier granskar och godkänner förbundsmedlemmarnas förslag till gallringsbeslut. Detta sker i samarbete med respektive verksamhet och arkivfunktionen i kommunen. Styrelse eller nämnd fattar beslut om gallring enligt förbundsmedlems arkivreglemente. 

Riktlinjer om arkivvård

Sydarkivera kan som gemensam arkivmyndighet utfärda riktlinjer om arkivvård för arkiv hos förbundsmedlemmarna. Riktlinjer utarbetas successivt tillsammans med förbundsmedlemmarnas arkivarier.

Om tjänsten

Ansvarig: Magdalena Nordin
Typ av tjänst: Bastjänst (ingår i medlemsavgiften)