Bevarandeplanering

Planera för långsiktigt digitalt bevarande

Omvärldsbevakning

En viktig del av arbetet med bevarandeplanering är att bevaka vad som sker i omvärlden. Det kan vara bland annat hur information används, vilka olika målgrupper som kan vara intresserade av informationen, teknisk och organisatorisk utveckling med mera. Omvärldsbevakning sker bland annat genom deltagande i föreningar, nätverk, konferenser, bevakning av resurser på nätet, sociala media med mera.

Samordning

Sydarkiveras förbundsmedlemmar har rapporterat in att det finns mer än 1500 it-system totalt sett. En del it-system används av många av förbundsmedlemmarna och en del finns bara på något enstaka ställe. Tanken med Sydarkivera är att samordna digitala arkivleveranser för att på sikt kunna effektivisera arbetet och spara på resurser. Viktiga delar av samordningen är systeminventering, övergripande prioritering och planering av digitala arkivleveranser. Det styrande dokument för prioriteringsprinciper är Sydarkiveras handlingsprogram (Handlingsprogram 2017-2022). En stor systeminventering genomfördes 2017. Under 2018 kommer inventeringen att fortsätta hos de nya förbundsmedlemmarna och det kommer också ske insamling av kompletterande uppgifter.

Prioritering och beslut

Sydarkiveras förbundsfullmäktige beslutar om prioriteringsprinciper för digitala arkivleveranser. Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och pengar), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar.

Arkivlagens bestämmelser är en viktig utgångspunkt för arbetet. Enligt § 3 arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
  1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
  2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
  3. forskningens behov.
Sydarkiveras leveransfunktion inventerar, omvärldsbevakar, analyserar och planerar samordning av digitala leveranser. Principbeslut för prioriterade områden fattas av Sydarkiveras förbundsstyrelse efter samråd med i första hand förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner och kontaktpersoner.
Vägledande för arbetet är följande principer:
  • Hantera prioritering i samråd med förbundsmedlemmar för att säkerställa att insatserna fördelas rättvist mellan förbundsmedlemmarna. Dokumentera och kommunicera beslut och åtgärder.
  • Utgå från de fokusområden som definieras för tillsynen, eftersom det gör det möjligt att dra nytta av genomförd informationskartläggning.
  • Prioritera arkivleveranser med utgångspunkt från nytta för medborgare och förbundsmedlemmarnas behov.
  • Beakta risk för oplanerad informationsförlust – inaktiva system, molntjänster som ska upphöra, beroende av fysiska lagringsmedier som riskerar nedbrytning eller att bli oläsbara av andra skäl.
  • Beakta bestämmelser i lagstiftning som kräver löpande leveranser till arkiv.
  • Väga förbundsmedlemmarnas gemensamma behov mot intresset för forskningen (till exempel unik information av särskilt intresse).
  • Värdera störst nytta i förhållande till kostnad/tid. Nytta för medborgare och/eller förbundsmedlemmar.
  • Beakta genomförbarhet enligt översiktlig systemvärdering (baserad på modell för riskvärdering).

Leveransutredning

En viktig del av bevarandeplaneringen sker i samband med att det förberedande arbetet för digitala arkivleveranser. I

Läs mer om arbetet med arkivleveranser via sidan:

FGS-utveckling

Sydarkivera deltar i olika initiativ för att utveckla Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). FGS:er är gemensamma överföringsformat för informationstyper som förekommer inom offentlig förvaltning.  Utveckling av nya FGS:er sker i samarbete mellan statliga och kommunala myndigheter. Det är Riksarkivet som beslutar om FGS:er.

Läs mer om FGS: