Digitala arkivleveranser

Att leverera information till digitalt slutarkiv

Sydarkivera har hand om förbundsmedlemmarnas digitala slutarkiv. Det betyder att vi tar emot information som ska överföras från myndighet (nämnd eller kommunalt bolag) till arkivmyndighet. Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna.

Läs mer om organisering, ansvar och arkivmyndighet på sidan: Vanliga frågor om organisering och juridik.

För verksamhetssystem som från början inte är anpassade för att överföra information för långsiktigt digitalt bevarande blir arbetet med att avställa information ofta omfattande. Arbetet med digitala arkivleveranser samordnas för samtliga förbundsmedlemmar.

Information som fortfarande används i förbundsmedlemmarnas verksamheter förvaras i verksamhetssystemen, eller i olika typer av verksamhetsnära arkiv (mellanarkiv). En hel del information skrivs fortfarande ut på papper för bevarande. De kommunala myndigheterna har informationsplaner, även kallade dokumenthanteringsplaner, som talar om vad som ska hända med den information som hanteras.

Leveranstyper

Dessa leveranstyper hanterar vi i dagsläget:

Nya leveranstyper införs efter hand. Lösningsförslag arbetas fram tillsammans med förbundsmedlemmarna.

Processen för digitala arkivleveranser

Sydarkivera följer metodiken i Leveranshandledningen som baseras på standarden Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS). Metoden går ut på att verksamhet och arkivfunktion i ett nära samarbete kommer fram till hur leveransen ska genomföras.

Det finns i stora drag fyra moment som ska genomföras:

  1. Utreda förutsättningarna och definiera vilken information som ska arkiveras
  2. Fastställa informationspaketet som ska levereras och ta fram en leveransöverenskommelse.
  3. Överföra informationspaketet
  4. Godkänna leveransen efter att ha kontrollerat att leveransen är korrekt genomförd

Övergripande process för digitala arkivleveranser

Utreda

Det första steget är att utreda vilken information ska överföras från verksamhetssystem till digitalt slutarkiv och i så fall hur det ska gå till. Utredningarna genomförs tillsammans med de förbundsmedlemmar som har samma verksamhetssystem eller behov av att arkivera samma typ av information. Utredningen leder fram till lösningsförslag för olika leveranstyper och dokumenteras i en rapport.

Hur lång tid en leveransutredning tar beror på olika faktorer. Dels beror det på systemet komplexitet och omfattning, dels på hur många förbundsmedlemmar som har använt systemet. I takt med att Sydarkiveras förvaltning skaffar sig erfarenheter och det finns framtagna lösningar att arbeta vidare på så tar det kortare tid att utreda lösningsförslag, när det gäller arkivleveranser från likartade system/informationstyper.

I bilden nedan beskrivs översiktligt de olika stegen i en utredning:

 

Specificera

Nästa steg är att komma överens med den förvaltning, eller kommunala bolag, som ska överlämna information om hur det ska gå till i mer detalj. Förvaltningschefen och Sydarkiveras för

För att bedriva arbetet rationellt och för att säkerställa långsiktigt bevarande krävs att gemensamma specifikationer och informationsmodeller används. Målsättningen är att i så stor utsträckning som möjligt använda de Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som fastställs av Riksarkivet.

Prioritering och beslut

Sydarkiveras förbundsfullmäktige beslutar om prioriteringsprinciper för digitala arkivleveranser. Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och pengar), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar.

Arkivlagens bestämmelser är en viktig utgångspunkt för arbetet. Enligt § 3 arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
  1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
  2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
  3. forskningens behov.
Sydarkiveras leveransfunktion inventerar, omvärldsbevakar, analyserar och planerar samordning av digitala leveranser. Principbeslut för prioriterade områden fattas av Sydarkiveras förbundsstyrelse efter samråd med i första hand förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner och kontaktpersoner.
Vägledande för arbetet är följande principer:
  • Hantera prioritering i samråd med förbundsmedlemmar för att säkerställa att insatserna fördelas rättvist mellan förbundsmedlemmarna. Dokumentera och kommunicera beslut och åtgärder.
  • Utgå från de fokusområden som definieras för tillsynen, eftersom det gör det möjligt att dra nytta av genomförd informationskartläggning.
  • Prioritera arkivleveranser med utgångspunkt från nytta för medborgare och förbundsmedlemmarnas behov.
  • Beakta risk för oplanerad informationsförlust – inaktiva system, molntjänster som ska upphöra, beroende av fysiska lagringsmedier som riskerar nedbrytning eller att bli oläsbara av andra skäl.
  • Beakta bestämmelser i lagstiftning som kräver löpande leveranser till arkiv.
  • Väga förbundsmedlemmarnas gemensamma behov mot intresset för forskningen (till exempel unik information av särskilt intresse).
  • Värdera störst nytta i förhållande till kostnad/tid. Nytta för medborgare och/eller förbundsmedlemmar.
  • Beakta genomförbarhet enligt översiktlig systemvärdering (baserad på modell för riskvärdering).