Digitala arkivleveranser

Att leverera information till digitalt slutarkiv

Sydarkivera har hand om förbundsmedlemmarnas digitala slutarkiv. Det betyder att vi tar emot information som ska överföras från myndighet (nämnd eller kommunalt bolag) till arkivmyndighet. Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna.

Läs mer om organisering, ansvar och arkivmyndighet på sidan: Vanliga frågor om organisering och juridik.

För verksamhetssystem som från början inte är anpassade för att överföra information för långsiktigt digitalt bevarande blir arbetet med att avställa information ofta omfattande. Arbetet med digitala arkivleveranser samordnas för samtliga förbundsmedlemmar.

Information som fortfarande används i förbundsmedlemmarnas verksamheter förvaras i verksamhetssystemen, eller i olika typer av verksamhetsnära arkiv (mellanarkiv). En hel del information skrivs fortfarande ut på papper för bevarande. De kommunala myndigheterna har informationshanteringsplaner, även kallade dokumenthanteringsplaner, som talar om vad som ska hända med den information som hanteras.

Leveranstyper

Dessa leveranstyper hanterar vi i dagsläget:

Nya leveranstyper införs efter hand. Lösningsförslag arbetas fram tillsammans med förbundsmedlemmarna.

Leveranstyper som vi har börjat arbeta med:

  • Register och databaser
  • Ärende- och dokumenthanteringssystem
  • Sociala media

Processen för digitala arkivleveranser

Sydarkivera följer metodiken i Leveranshandledningen som baseras på standarden Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS). Metoden går ut på att verksamhet och arkivfunktion i ett nära samarbete kommer fram till hur leveransen ska genomföras.

Det finns i stora drag fyra moment som ska genomföras:

  1. Utreda förutsättningarna och definiera vilken information som ska arkiveras
  2. Fastställa informationspaketet som ska levereras och ta fram en leveransöverenskommelse.
  3. Överföra informationspaketet
  4. Godkänna leveransen efter att ha kontrollerat att leveransen är korrekt genomförd

Övergripande process för digitala arkivleveranser

1. Utreda

Det första steget är att utreda vilken information ska överföras från verksamhetssystem till digitalt slutarkiv och i så fall hur det ska gå till. Utredningarna genomförs tillsammans med de förbundsmedlemmar som har samma verksamhetssystem eller behov av att arkivera samma typ av information. Leveransutredningarna kan utgå från ett visst system eller produkt men kan också utgå från en informationstyp. Utredningen leder fram till lösningsförslag för olika leveranstyper och dokumenteras i en rapport.

I samband med leveransutredningarna så tittar vi på flera olika saker som till exempel:

  • Urval för bevarande och gallring
  • Målgrupper
  • Åtkomst och tillgänglighet till informationen
  • Sökbarhet och metadata
  • Filformat för bevarande
  • Omfattning och avgränsningar, kostnader med mera.

Utredningen leder fram till lösningsförslag för olika leveranstyper och dokumenteras i en rapport.

Hur lång tid en leveransutredning tar beror på olika faktorer. Dels beror det på systemet komplexitet och omfattning, dels på hur många förbundsmedlemmar som har använt systemet. Stora utredningar av gamla system kan ta lång tid 1-3 år och kanske ännu längre beroende på förutsättningarna.

I takt med att Sydarkiveras förvaltning skaffar sig erfarenheter och det finns framtagna lösningar att arbeta vidare på så tar det kortare tid att utreda lösningsförslag, när det gäller arkivleveranser från likartade system/informationstyper.

I bilden nedan beskrivs översiktligt de olika stegen i en utredning:

2. Specificera

Nästa steg är att komma överens med den förvaltning, eller kommunala bolag, som ska överlämna information om hur det ska gå till i mer detalj. Arbetet hanteras tillsammans med förbundsmedlemmarna och leder fram till undertecknad överenskommelse.

I leveransöverenskommelsen besvaras frågorna:

  • Vilken information ska överföras?
  • Hur ska uttaget går till?
  • Vilket format ska data och dokument ha?
  • Hur ska kataloger och filer namnges?
  • Vilka kontroller ska genomföras?
  • Hur hanteras paketering och transport?
  • Hur ser tids- och aktivitetsplan ut?
  • Juridiken – vad gäller för överlämnande till arkivmyndighet?
  • Vem betalar för vad?
  • Vem ansvarar för vad?

I det här skedet genomförs uttag från databas, fil-format analyseras och överföringsformat specificeras i detalj. Arbetet kan bland annat innebära att data transformeras från källformat till målformat. Ibland är det omfattande projekt med flera parter inblandade och ibland utförs det mesta av arbetet av till exempel en systemförvaltare med hjälpa av de gallrings- och uttagsfunktioner som finns i modernare verksamhetssystem.

För att bedriva arbetet rationellt och för att säkerställa långsiktigt bevarande krävs att gemensamma specifikationer och informationsmodeller används. Målsättningen är att i så stor utsträckning som möjligt använda de Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som fastställs av Riksarkivet. I samband med arbetet dokumenteras rutiner och olika mallar för leveranstyperna arbetas fram.

3. Överföra

Så småningom är det dags att överföra information från verksamheten hos förbundsmedlem till Sydarkivera för slutarkivering.

I det här skedet sker paketering och transport av digitala arkivleveranser. Leveranserna paketeras i överföringspaket (SIP). Sekretess hämtas på plats hos kommunen och Sydarkivera ansvarar för säkerhet och för informationen under transporten. All lagringsmedia är krypterad.

Det behövs olika rutiner beroende på säkerhetsnivå. Lämpliga tjänster för filöverföring införs efter hand som behov uppstår. Överföring kan ske på många olika sätt. Publicerade webbsidor skördas direkt från Internet.

4. Godkänna

Innan en leverans godkänns kontrolleras att allt har kommit med och att materialet är läsbart. Förbundsmedlemmarna deltar i arbetet med kvalitetssäkring. Resultatet blir digitala arkivpaket som förvaras och vårdas i Sydarkiveras bevarandeplattform. Ett leveransgodkännande avslutar processen.