Gå med

Att bli medlem i Sydarkivera

Förarbete

Börja med att läsa igenom informationen på den här sidan som beskriver hur det går till att bli förbundsmedlem.

Vi är tacksamma om ni kontaktar oss och meddelar att ni funderar på att gå med i Sydarkivera. Då är det lättare för oss att planera med framförhållning. Boka gärna in ett möte med oss. Mötet kan ske på vårt huvudkontor, men vi kan även komma och informera på plats hos er.

Innan ni går vidare krävs ett förankringsarbete i er egen organisation, både på politisk nivå och på tjänstemannanivå, om ni inte redan tidigare gjort det genom förstudier eller liknande.

Mer information:

Översiktlig tidplan

  • År 1: Avsiktsförklaring tas i kommunstyrelse/motsvarande.
  • År 2: Gemensamt projekt för anslutning och beslut i fullmäktige om förbundsordning. Anslutningsavgift betalas (engångskostnad).
  • År 3: Förbundsmedlem i Sydarkivera från och med januari. Medlemsavgift betalas (löpande kostnad baserad på invånarantal).

Fas 1: Avsiktsförklaring

När ni känner er säkra på att Sydarkivera är ett bra alternativ kan ni ansöka om medlemskap. Då ska er styrelse besluta om att lämna in en avsiktsförklaring om medlemskap och skicka den till Sydarkivera.

Vi ser gärna att avsiktsförklaringen har kommit in till Sydarkivera senast den 31 oktober, året innan anslutningsprocessen genomförs och besluten tas i fullmäktige.

Mer information:

Fas 2: Anslutningsprocessen påbörjas

När sista dag för ansökan om medlemskap löpt ut påbörjas den första delen av den formella anslutningsprocessen som leder fram till att Sydarkiveras förbundsfullmäktige beslutar att godkänna er ansökan om medlemskap och att en ny förbundsordning upprättas.

Nu påbörjas även arbete med en anslutningsplan och ett första informationsbrev skickas ut.

Er organisation ska i det här läget utse de kontaktpersoner som ska vara kontaktyta och informationsspridare mellan er organisation och Sydarkivera. Det ska vara en central kontaktperson (administrativ chef eller motsvarande) och en arkivkontakt (den som arbetar med centralarkivet).

Sydarkivera lägger upp en anslutningsgrupp för informationsspridning för blivande medlemmar på vårt Nätverk på webben. Förankringsarbetet och informationsspridningen fortsätter i er organisation genom gemensamma kanaler, webbmöten och fysiska möten vid behov.

Mer information

Möte med kommunchef och överenskommelse om anslutning

Nästa steg i processen är att Sydarkiveras förbundschef kontaktar er kommunchef eller motsvarande för att komma överens om tid för att underteckna en anslutningsöverenskommelse (projektdirektiv för att starta igång arbetet för att förbereda medlemskap i Sydarkivera). När den är undertecknad faktureras anslutningsavgiften.

Nu får er organisation tillgång till Sydarkiveras tjänster när det gäller råd och stöd om arkiv och dokumenthantering. Ni har även möjlighet att teckna avtal om viss anslutande tjänster. Det ni inte kan göra är att leverera arkivinformation till bevarandeplattformen. För det måste man vara fullvärdig medlem och ha fattat ett särskilt beslut om att utse Sydarkiveras förbundsstyrelse till gemensam arkivmyndighet (Arkivreglemente).

Det är också dags att boka tid för den nulägesanalys som Sydarkivera kommer att genomföra i er organisation under nästa fas.

Börja redan nu fundera på om ni är intresserade av att även överlämna era analoga arkiv till Sydarkivera. Att hantera de analoga arkiven ingår inte i Sydarkiveras bastjänster utan regleras genom separata avtal om anslutande tjänst.

Fas 3: Genomföra anslutningen

Anslutningsplanen färdigställs och det praktiska anslutningsarbetet kan påbörjas. Nu genomförs nulägesanalysen på plats i er organisation då vi gemensamt tar reda på utgångsläge och behov.

Er fullmäktige beslutar om att anta förbundsordningen under året. Beslutet måste ha kommit in till Sydarkivera senast i december året då anslutningsprocessen genomförs.

Nulägesanalyserna sammanställs och analyseras. Behoven redovisas därefter i en anslutningsrapport  som ligger till grund för Sydarkiveras fortsatta arbete. Rapportens resultat redovisas för förbundsstyrelsen som därefter beslutar om förbundets framtida prioriteringar.

Förankringsarbetet och informationsspridningen fortsätter i er organisation genom gemensamma kanaler, webbmöten och fysiska möten vid behov.

Vid årsskiftet går er organisation in som fullvärdiga medlemmar och kan då ta del av alla Sydarkiveras bastjänster.

Mer information:

Avbryta anslutningsprocessen

Ända fram till dess att ansökande organisations fullmäktige eller motsvarande antagits Sydarkiveras förbundsordning kan anslutningsprocessen avbrytas.

Beslut om att avbryta anslutningsprocessen  ska fattas på samma politiska nivå som avsiktsförklaringen antagits.

Om anslutningsprocessen avbryts efter det att anslutningsöverenskommelse tecknats och anslutningsprocessen formellt påbörjats kommer anslutningsavgiften att faktureras den ansökande kommunen.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s