Handlingsprogram

Sydarkiveras handlingsprogram 2019-2022

Bestämmelser om förbundets bastjänster finns i Sydarkiveras förbundsordning. Enligt förbundsordningen ska kommunalförbundet efter samråd med medlemmarna fastställa ett handlingsprogram för förbundets bastjänster. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet.

Nyttorealisering

Nyttor identifierades och specificerade första gången 2014 inför uppstart av Kommunalförbundet Sydarkivera. Därefter har nyttorealisering planerats och arbete har bedrivits för att realisera nyttorna. Uppföljning av realiserade nyttor har genomförts 2015-2017. Samtidigt har det uppkommit nya behov, utmaningar, krav, möjligheter och risker att beakta. Med utgångspunkt från de samlade erfarenheterna har beskrivningen av nyttor uppdaterats i projektet 2017-2018. Sydarkivera har tillsammans med förbundsmedlemmarna identifierat effektmål och specificerat lösningsförslag för det fortsatta samarbetet.

Arbetet har genomförts med utgångspunkt i vägledning och mallar för nyttorealisering som förvaltas av Ekonomistyrnigsverket ESV.

Identifierade och specificerade nyttor

Ett antal nyttor med en gemensam arkivorganisation identifierades och specificerades 2017-2018. Nyttorna är utgångspunkt för att formulera effektmål och för att identifiera förändringar och utvecklingsinsatser.

  • Kompetenshöjning – Anställda i kommunerna får kunskap om arkiv och informationshantering.
  • Kvalitetssäkring – Förvaltningarna får stöd i arbetet med att planera säker informationshantering och kravställa system.
  • Kvalitetskontroll – Kommunstyrelse, nämnder, chefer och anställda får kvittens på om information hanteras på ett säkert sätt eller ej.
  • Sökbarhet och tillgänglighet – Allmänheten och verksamheterna kan enklare hitta, begära ut och få del av allmän information.
  • Bli av med gammal information – Förvaltningarna får hjälp med att ta hand om inaktuell information, avveckla gamla system och få en bättre arkitektur.
  • Helt digitalt flöde – Förvaltningarna får stöd i arbetet för helt digital informationshantering, förbättrad interoperabilitet samt ett digitalt slutarkiv för långsiktigt bevarande.

För att realisera dessa nyttor behöver förändringar ske och utvecklingsinsatser genomföras. Möjliggörare för att kunna genomföra utvecklingsinsatserna är en gemensam organisation, gemensamma specifikationer och arkivsystem samt en it-funktion i egen regi.

Strategisk betydelse

Sydarkivera har blivit en gemensam plattform för förbundsmedlemmarna när det gäller metodutveckling och det finns ett nära samarbete med viktiga aktörer som Riksarkivet, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) med flera.

Sydarkivera är det första kommunalförbund som har bildats som en gemensam arkivorganisation. Idén är att samverkan och en gemensam organisation är en möjliggörare för att långsiktigt förbättra kommunernas informationsförvaltning. Det finns ett intresse för forskning när det gäller samverkan kring digitalisering och långsiktigt digitalt bevarande

Under två år med start 2018 kommer en statlig utredning att genomföras när det gäller arkiv. I kommittédirektivet Översyn av arkivområdet (Dir.2017:106) noteras att digitala informationssystem och digitala arkiv är kostsamma både att etablera och hålla i drift. Samverkan inom förbundet gör det möjligt att tillsammans samla in och förmedla inspel till arkivutredning. Regeringens satsning Digitalt först syftar genom olika insatsområden till ökad digital samverkan, vilket har en strategisk betydelse för fortsatt samverkan.

Det finns en ökad vilja hos förbundsmedlemmarna att arbeta med helt digitala ärendeflöden. Digitalt först är regeringens satsning för digital förnyelse av det offentliga Sverige. Satsningen är en del i arbetet med att stärka styrningen och samordningen och skapa en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Gemensam arkivorganisation för att förbättra informationsstyrning och säkerställa ett långsiktigt digitalt bevarande är en komponent som möjliggör ett helt digitalt flöde.

Intressenter

De primära intressenterna som påverkas av, och också påverkar, Sydarkiveras utveckling allra mest är Sydarkiveras förtroendevalda och förvaltning, respektive kontaktperson och den centrala arkivfunktionen hos förbundsmedlemmarna.

Andra viktiga intressenter är förbundsmedlemmarnas förtroendevalda (framförallt i kommunstyrelsen), kommuncheferna samt de ansvariga för informationshantering i de kommunala förvaltningarna och bolagen. Viktiga intressenter på förvaltningarna är arkivansvariga förvaltningschefer, arkivombud, registratorer och systemförvaltare.

Intressenter som i viss mån påverkas av utvecklingen, eller som påverkar utvecklingen, är intresseorganisationer som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), arkivföreningarna, samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (nationella gallringsråd) samt de stora arkivinstitutionerna och kulturarvsinstitutionerna som Riksarkivet, stadsarkiven och Kungliga biblioteket.

I takt med att mer information samlas in och tillgängliggörs via Sydarkivera så kommer andra intressentgrupper att bli mer betydelsefulla. Exempel är allmänheten, vana besökare hos kommunarkiven, journalister, andra myndigheter, akademiska forskare och lokalhistoriska forskare som vill ta del av arkiverad information.

Risker

Allvarliga risker

Bristande tillit från förbundsmedlemmarna är allvarligt eftersom förbundet strävar efter att vara en arkivorganisation som är värd att lita på. Förtroende behöver byggas upp över tid och behöver förtjänas. Risken hanteras genom kvalitet i tjänsterna, bemötande, utvärdering, säkerhetsarbete och samarbete med de stora aktörerna. Kommunikationsproblem mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna, internt inom kommunerna eller  internt inom Sydarkivera. Information och kommunikation med de varierande förutsättningar som finns är en stor utmaning och samarbete behövs. Risk finns att medlemmar inte skickar deltagare till aktiviteter. Om tjänsterna inte utnyttjas så får förbundsmedlemmen inte nytta av verksamheten.

Risker som behöver observeras

Sydarkiveras tjänster är i dagsläget ganska okända. Förfrågningarna kan väntas öka när det blir mer känt. Det kan innebära risk att verksamheten inte är tillräckligt dimensionerad för att besvara förfrågningar.

Det finns risk att förväntningarna på tillgänglighet till information stämmer inte överens med vad som är praktiskt, tekniskt och juridiskt möjligt (dvs möjlighet att söka, hitta och hämta digitala handlingar direkt över internet). Det finns risker förknippade med alla situationer när information transformeras, plockas ut från sitt ursprungliga sammanhang och överförs till ett nytt system. Dessa risker hanteras genom information, planering, utvärdering och löpande riskvärdering.

Konsekvenserna om Sydarkivera ger felaktiga råd kan bli allvarliga. Risken hanteras bland annat genom samarbete med viktiga aktörer som Riksarkivet, SKL, MSB, arkivföreningarna och nära samarbete med specialister hos förbundsmedlemmarna.

Risker som i stora delar har förebyggts

De risker som förknippas med it-drift har i stora delar förebyggts genom det arbete med riskanalys som gjorts under projektet att införa bevarandeplattformen. Lösningen är konstruerad för att i möjligaste mån bygga bort dessa risker genom etappvis införande, isolerad miljö utan externa beroenden, rutiner och funktioner för redundans.

Projektet Sydarkiveras utveckling

Hösten 2017 genomförde Sydarkivera tillsammans med förbundsmedlemmarna projektet Sydarkiveras utveckling. Målet var att producera ett beslutsunderlag för kommunalförbundets fortsatta inriktning och utveckling. Arbetssättet i projektet baseras på nyttorealiseringsmetodik som kortfattat innebär att förväntade nyttor för förbundsmedlemmar och allmänheten är utgångspunkt för långsiktig planering och uppföljning.

Nästan hälften av förbundsmedlemmarna bidrog med deltagare i projektorganisationen. Synpunkter från förbundsmedlemmarna under våren 2018. Primära intressenter som förbundsstyrelsen, förbundsmedlemmarnas kommunchefer, kontaktpersoner och arkivarier informerades i samband med projektet. Resultatet från projektet har sammanställts i Handlingsprogram 2019-2022.

  • Sydarkiveras utveckling – slutrapport från projektet 2017–2018