E-arkiv

Vad är e-arkiv och varför behövs det?

Myndigheternas arkiv består av allmän information oavsett om den hanteras på papper eller i olika it-system. E-arkivet i juridisk betydelse är allmän information som lagras och hanteras digitalt.

Lagstiftningen som rör informationshantering och arkiv är teknikoberoende. Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen. Arkivet utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer (Universal Declaration on Archives). Det är bakgrunden till att det finns en arkivlag med bestämmelser om bevarande och vård av offentliga arkiv.

Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samverkan mellan olika aktörer. Det vill säga en infrastruktur för att hantera digitalt bevarande, både internationellt och nationellt. Infrastrukturen består bland annat av juridiska, organisatoriskt och tekniska förutsättningar. Ordet e-arkiv kan därför användas för att understryka att arkivets arbete även handlar om att skapa förutsättningar för att hantera digital information på ett långsiktigt hållbart sätt.

Så länge det finns en verksamhet som behöver sin information, personal som förstår den och informationssystem som kan behandla den finns till stor del en infrastruktur för bevarande. I slutarkivet hanteras information oberoende av de ursprungliga verksamheterna och informationssystemen. Det innebär att information om det ursprungliga sammanhanget och tekniken också måste bevaras av arkivet. För det behövs en långsiktigt hållbar organisation och system som stöd för att hantera arbete med långsiktigt digitalt bevarande.

Ordet e-arkiv används ofta för att benämna it-system som stödjer arbetet med att tillgängliggöra och bevara digital information. Det kan också användas synonymt med dokumenthanteringssystem, det vill säga it-system som hanterar till exempel inskannade dokument och dokument som skrivs i särskilda mallar (skrivelser, rapporter och så vidare).

Relaterade frågor:

Läs mer: