Pappersarkiven

Vad händer med de befintliga pappersarkiven? 

Sydarkivera utgår från att varje förbundsmedlem hanterar sina pappersarkiv. Både närarkiv och kommunarkiv/centralarkiv med lokaler, personal, arkivförteckningssystem med mera som redan finns på plats. Varje förbundsmedlem har som lokal arkivmyndighet fortsatt ansvar för att hantera befintliga pappersarkiv i  enlighet med lagstiftningen och de bestämmelser som finns i arkivreglementet.

Det finns möjlighet att avtala om anslutande tjänster om en förbundsmedlem har behov av hjälp med att ordna, förteckna och förvara pappersarkiv. När det gäller anslutande tjänster betalar förbundsmedlemmen för de tjänster som används till självkostnadspris. Eftersom det i dagsläget inte finns infrastruktur för att ta emot löpande leveranser på papper så innebär det en tidsfördröjning innan tjänst för hantering av pappersarkiv kan införas. Vi behöver hyra arkivlokaler, anställa personal och så vidare. Förstudie/projekt hanteras i dialog med aktuell förbundsmedlem. Om kommunen särskilt avtalar om förvaltning av pappersarkiv är det alltså möjligt att överlämna ansvar även för pappersarkiven till Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet.

Det finns i dagsläget inga planer på att digitalisera/skanna befintliga pappersarkiv. I första skedet rekommenderar vi förbundsmedlemmarna att digitalisera arkivförteckningar för att öka tillgänglighet till arkivet. Det finns möjlighet att avtala om anslutande tjänster för att digitalisera och tillgängliggöra analoga arkiv. Det förutsätter dock att materialet är rensat, gallrat, ordnat och förtecknat.

Läs mer om kommunalförbund och arkivmyndighetsfunktioner i blogginlägget: