Alternativ

Vad har vi som kommun för alternativ till att gå med i Sydarkivera?

Det kommunala självbestämmandet gör att varje kommun själv bestämmer hur man vill organisera sig och planera arbetet. Det skiljer kommunerna från statliga myndigheter, som måste följa föreskrifter från Riksarkivet.

Det är viktigt att varje kommun själv tar ställning till ambitionsnivå, avgränsningar och vad det är man vill göra på kort och på lång sikt. Det finns olika alternativ när det gäller att organisera sin arkivmyndighet och arkivförvaltning

Bilda en gemensam arkivorganisation för att ta över ansvar från kommunerna när det gäller att fungera som arkivmyndighet och arkivförvaltning. Organisationen hanterar i kommunarkiv förekommande arbetsuppgifter: Hantera tillsyn och utbildning, planera bevarande, hantera arkivleveranser, förvalta överlämnad information, lämna ut allmänna handlingar med mera. Sydarkivera är ett sådant exempel i form av ett kommunalförbund med många förbundsmedlemmar. Det finns också exempel på en gemensam nämnd och gemensam arkivförvaltning som har bildats av Göteborgs stad och Västra Götalandsregionen,  nämligen Regionarkivet.

Fullt ut ansvara för kommunens egen arkivfunktion, men samarbeta med andra i mer löst sammansatta konstellationer. Till exempel i form av ett interkommunalt avtal eller ett informellt nätverk. Det är möjligt att genomföra gemensamma projekt och samordna arbetet med till exempel utbildning, kravspecifikationer och upphandling, styrande dokument och planer, nätverk för erfarenhetsutbyte med mera. Det finns många exempel på både tidsbegränsade projekt och gemensam systemförvaltning, till exempel Berta-kommunerna (kranskommunerna runt Stockholm), e-förvaltningsrådet i Jönköpings län och R7 e-arkiv.

Införa e-arkiv och ansvara för sin arkivmyndighet och arkivförvaltning inom den egna kommunen. Det finns exempel på olika ambitionsnivåer och strategier när det gäller upphandling av produkt eller tjänst för e-arkiv med mera. Ambitionsnivå kan variera från att fortsätta skriva ut på papper för bevarande till att införa en egen organisation och system för att hantera e-arkiv. Många stora kommuner väljer det här alternativet och utökar sin arkivförvaltning och upphandlar system för att hantera digitalt bevarande. Exempel är Malmö, Stockholm och Örebro.