Framgångsfaktorer

Vilka ser ni som de viktigaste framgångsfaktorerna för att samarbeta om e-arkiv med många deltagande organisationer?

En framgångsfaktor är satsningen på en gemensam råd och stöd-funktion. I uppdraget ingår både utbildning, gemensam informationskartläggning och rådgivning i samband med upphandling av nya verksamhetssystem. Genom att få ordning och reda på informationshanteringen i den dagliga verksamheten är planen att få enklare och billigare processer att överföra information till den gemensamma bevarandeplattformen på längre sikt.

En annan framgångsfaktor för oss är avgränsning till slutarkivet. Det vill säga information som inte lägre används i den dagliga verksamheten i kommunen, utan som överlämnats till arkivinstitution (liknande Riksarkivets funktion). Det är andra målgrupper som ska servas, det vill säga forskare, allmänhet och andra myndigheter som vill gå tillbaka och ta del av information. Det är helt enkelt andra frågor och andra system som behövs för att tillhandahålla information. Här finns det stora fördelar med stordrift – både tekniskt och praktiskt. Metoder och teknik för att säkerställa digitalt bevarande är ofta baserade på öppen källkod, vilket innebär att särskild personal behövs för att administrera systemen. Det är inte så många kommuner som idag har den kompetensen, och då är det en fördel att kunna dela kostnader. Skillnaden mot att samverka om verksamhetsnära arkiv (mellanarkiv) är framförallt att verksamhetens behov måste vara i hög grad styrande. Det innebär bland annat kostnadsdrivande integrationer och högre belastning då många användare behöver ha direkt åtkomst.

Ytterligare en framgångsfaktor är praktiskt stöd till förbundsmedlemmarnas nämnder och bolag för att hantera digitala arkivleveranser. Arkivleveranser samordnas och hanteras tillsammans och finansieras gemensamt inom ramen för medlemsavgiften. Sydarkivera stödjer förbundsmedlemmarna i hela processen kring leveranser till digitalt slutarkiv och hanterar en stor del av det praktiskt/tekniska arbetet med inventering, planering, utredning, specifikationer, uttag, transformering, paketering med mera. Det är de gemensamma behoven, nyttan och möjlighet att realisera tjänster som avgör prioriteringsordning. Framtagna lösningar kan användas av nya kommuner. Detta möjliggör på sikt en kostnadseffektiv hantering genom att metodik och verktyg för avställningar tas fram enligt löpande band principen. Genom att gå tillsammans i en större arkivorganisation finns en möjlighet även för mindre kommuner att få en hög kvalité och långsiktighet i informationshanteringen.

Utöver detta är en framgångsfaktor att arbeta efter beprövade standarder och vägledningar när det gäller arkiv och informationshantering och informationssäkerhet.  Vi har goda etablerade kontakter och erfarenhetsutbyte med viktiga aktörer som till exempel Riksarkivet, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor med flera. På kort sikt kan det vara enklare med egna lösningar och punkt till punkt integrationer. Men på lång sikt ser vi gemensamma överföringsformat i form av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som en viktig möjliggörare.