Geografiska avstånd

Sydarkivera ligger långt ifrån vår kommun rent geografiskt (Alvesta), hur kommer det att fungera?

Sydarkiveras förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse har fattat beslut om att möjliggöra deltagande vid politiska möten på distans, via webben. Hittills är det en ledamot i styrelsen som har provat på att delta på distans. Arbete pågår med att utvärdera programvaror och teknisk utrustning.

I dagsläget har vi ett lokalkontor i Vimmerby. Sydarkivera hjälper till med frågor som rör informationshantering och arkiv i den ordinarie verksamheten hos förbundsmedlemmarna. Det är viktigt för oss att det finns personal på plats inom rimligt reseavstånd. Beroende på vilka kommuner som blir medlemmar så är målsättningen att skapa nya lokalkontor. Näst på tur är ett lokalkontor i Skåne.

En del förbundsmedlemmar har förvaltning av pappersarkiv som anslutande tjänst hos Sydarkivera. Pappersarkiv kan förvaras i befintliga lokaler, som till exempel i Oskarshamn. Ett alternativ är att samlokalisera pappersarkiven för bättre tillgänglighet. Det kan ge fördelar när det gäller effektivitet i arbetet och minskade kostnader. Eftersom det är en anslutande tjänst så får respektive kommun bestämma hur tjänsten  ska se ut i praktiken.

När det gäller digital information är geografiska avstånd inte så stort hinder. Utlämnande av allmän handling sker som utgångspunkt elektroniskt. När det gäller utlämnande av handlingar med sekretessuppgifter så hanterar Sydarkiveras anställda skada- och menprövning. Säker meddelandehantering används för att skicka känslig information över internet.  Sydarkivera tillhandahåller tjänst för säker meddelandehantering.

Direktåtkomst och förbättrad tillgänglighet utreds gemensamt för att komma fram till acceptabla och kostnadseffektiva lösningar. Den första informationstypen som kommer att vara möjlig att ta del av via internet är kommunernas webbsidor som skördas och arkiveras en gång om året.

Under en uppbyggnadsperiod så hanteras sekretessleveranser genom att vi hämtar material på plats i kommunen, och då kan långa geografiska avstånd vara ett hinder. Bakgrunden till detta är för att få ner kostnader för säker transport av större mängder data.