Bevarandeplanering

Planera för långsiktigt digitalt bevarande

Omvärldsbevakning

En viktig del av arbetet med bevarandeplanering är att bevaka vad som sker i omvärlden. Det kan vara bland annat hur information används, vilka olika målgrupper som kan vara intresserade av informationen, teknisk och organisatorisk utveckling med mera. Omvärldsbevakning sker bland annat genom deltagande i föreningar, nätverk, konferenser, bevakning av resurser på nätet, sociala media med mera.

Samordning

Sydarkiveras förbundsmedlemmar har rapporterat in att det finns mer än 1500 it-system totalt sett. En del it-system används av många av förbundsmedlemmarna och en del finns bara på något enstaka ställe. Tanken med Sydarkivera är att samordna digitala arkivleveranser för att på sikt kunna effektivisera arbetet och spara på resurser. Viktiga delar av samordningen är systeminventering, övergripande prioritering och planering av digitala arkivleveranser. Det styrande dokument för prioriteringsprinciper är Sydarkiveras handlingsprogram (Handlingsprogram 2017-2022). En stor systeminventering genomfördes 2017. Under 2018 kommer inventeringen att fortsätta hos de nya förbundsmedlemmarna och det kommer också ske insamling av kompletterande uppgifter.

Leveransutredning

En viktig del av bevarandeplaneringen sker i samband med att det förberedande arbetet för digitala arkivleveranser. I samband med leveransutredningarna utreder vi tillsammans med förbundsmedlemmarna flera olika saker som till exempel:

  • Urval för bevarande och gallring
  • Målgrupper
  • Åtkomst och tillgänglighet till informationen
  • Sökbarhet och metadata
  • Filformat för bevarande
  • Omfattning och avgränsningar, kostnader med mera.

Utredningen leder fram till lösningsförslag för olika leveranstyper och dokumenteras i en rapport.

Läs mer om arbetet med arkivleveranser via sidan:

FGS-utveckling

Sydarkivera deltar i olika initiativ för att utveckla Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). FGS:er är gemensamma överföringsformat för informationstyper som förekommer inom offentlig förvaltning.  Utveckling av nya FGS:er sker i samarbete mellan statliga och kommunala myndigheter. Det är Riksarkivet som beslutar om FGS:er.

Läs mer om FGS: