Bevarandeplattform

Sydarkiveras bevarandeplattform

Förvaltning

Den grundläggande bevarandeplattformen infördes 2016 och har trimmats in under 2017. Det innebär att bevarandeplattformen nu övergått till löpande förvaltning. Det innebär bland annat att hålla rollbeskrivningar och systemdokumentation uppdaterade, hantera uppgraderingar, administrera behörigheter samt att hantera övervakning, logghantering och felsökning.

När det gäller den grundläggande bevarandeplattformen så finns det inte i närtid några större behov av anpassningar. Uppgradering till nya versioner kan förväntas under de kommande åren. Det är tjänsterna runt bevarandeplattformens som behöver införas och utvecklas för att hantera arkivvård och utlämnande av allmänna handlingar.

Projekt för införande

Grundplattform för slutarkiv ska enligt mål och inriktning som beslutats av Sydarkiveras förbundsfullmäktige vara i drift 2017.  Sydarkiveras bevarandeplattformen ska stödja verksamheten med mottagande av digital information, vård av digitala objekt och åtkomstfunktioner för att söka och utföra uttag av arkivinformation vid förfrågningar. Införandet av den grundläggande bevarandeplattformen utförs i två projekt. Först ett utredningsprojekt som är underlaget till vägvalsbeslut inför genomförandeprojektet. Vi tittar på behoven på kort sikt (2017-2018) för vår grundversion. För att plattformen ska kunna vidareutvecklas på ett kostnadseffektivt sätt kommer vi att specificera önskvärd moduläritet som gäller generellt för alla ingående applikationer.

tidplan

Genomförandeprojekt

För att tidigarelägga uppstarten av plattformen har vi valt att dela in genomförandet i två etapper. Under etapp 1 lanserades en grundläggande plattform som initialt kan ta emot de volymer och informationstyper som är planerade under 2017. Från början planerade vi att skapa upp plattformen med aktiva lagringsdepåer genom att hyra plats i två datorhallar. Genomförande projektet etapp 2 behövde inte genomföras på grund möjligheten till drift i egen regi med säker lagring i bankvalv respektive bergsrum.

Behovsstudie

Projektet pågick under perioden 2016-03-08 – 2016-06-28. Projektledare var Mårten Lindstrand. Projektet hade till sin uppgift att utreda Sydarkiveras funktionella behov på slutarkiv och på dess arkitektur för att säkerställa en kostnadseffektiv och utvecklingsbar teknisk plattform under lång tid. Resultatet från utredningsprojektet blir rekommendationer och beslutsunderlag för vägvalsfrågor inför genomförandeprojektet.

Sydarkiveras digital bevarandeplattform föreslås att växa fram i tre skikt:

  • Valvet, säker lagring för arkivpaket.
  •  Bevarandetjänster, arkiv och vårdtjänster.
  • Tjänstelager, e-tjänster för medlemmar och allmänhet.

Slutrapporten beskriver projektet och de erfarenheter som projektmedlemmarna vill förmedla till kommande projekt.