Journalsystem

Leveransprocessen

Den första fasen är att genomföra leveransutredningar . Tillsammans med systemansvariga, teknikansvariga och personer med kunskap om verksamheten hos förbundsmedlemmarna utreder Sydarkivera förutsättningarna för att kunna ta hand om information från verksamhetssystem för långsiktigt digitalt bevarande.

Den andra fasen är att specificera leveranserna i detalj utifrån det som kommit fram under leveransutredningen. Först planerar vi ett projekt tillsammans med berörda hos förbundsmedlemmarna. Målet är att ta fram en leveransspecifikation och förslag till leveransöverenskommelse.

Processen avslutas med att överlämna och godkänna leveransen.

Bakgrund

Under den fördjupade förstudien om e-arkiv som redovisades i februari 2014 genomfördes en översiktlig systeminventering. Under konceptstudien som genomfördes 2014 analyserades systemlistan. Det visade sig att av de inaktiva systemen i drift hos kommunerna var flera gamla journalsystem. Det framkom också att det fanns fler gamla journalsystem i kommunerna som inte hade rapporterats in.

Den 17 december 2014 genomfördes en workshop i Växjö med bland annat information till systemansvariga och arkivarier metodiken för att utreda och genomföra leverans av information från verksamhetssystem till e-arkiv. En första lägesrapport presenterades för förbundsstyrelsen den 13 mars 2015. Styrelsen beslutade att arkivering av gamla journalsystem ska vara förbundets första pilotprojekt för förvaltningen. Det innebär att vi kommer att utreda samtliga journalsystem som används av förbundsmedlemmarna.

Vård och omsorg, socialt och ekonomiskt stöd

Omsorg VO och LSS

Den första rapporten som publiceras redovisar leveransutredningen av verksamhetssystemen Omsorg VO och LSS. Systemet är inaktivt och beroende av gammal teknik. Systemet finns hos fyra förbundsmedlemmar; Karlshamn, Ljungby, Tingsryd och Växjö. Systemen hanterar framförallt akter om personer som varit aktuella för vård och insatser hos kommunerna. Verksamhetsområdena som berörs är Vård och omsorg samt Socialt och ekonomiskt stöd. Det finns bestämmelser i lag om både gallring (förstörande) och arkivering av akter.

Rekommendationen från Sydarkiveras förvaltning efter utredningen är att starta ett leveransprojekt för att specificera hur information från Omsorg VO och LSS kan plockas ut i systemoberoende format för långsiktigt digitalt bevarande. Rekommendationen är också att ge förbundsmedlemmarna Råd och stöd när det gäller hantering av akter som finns på papper.

Rapporten är framförallt dokumentation för Sydarkiveras förvaltning som planerar leveransprojekt och arbetar med att ställa krav på det gemensamma arkivsystem som ska införas 2017. Dokumentet kan också vara av intresse för andra arkivorganisationer som planerar att ta emot information från Omsorg VO och LSS.

Lösning finns framtagen för uttag från Omsorg VO/LSS/IFO samt Sofia IFO. Berörda förbundsmedlemmar kontaktas successivt för uttag och leverans.

Hämta hela utredningen här:

Leveransutredning Omsorg VO och LSS (Pdf)

Procapita VO, LSS och IFO

Leveransutredning pågår. Berörda kommuner har fått erbjudande om rådgivning i samband med gallring och avställning från ProCapita. Den första pilotleveransen sker i januari 2018.

Treserva

Uppstartsmöte planeras våren 2018.

Asynja

Leveransutredning pågår.

Isox

Leveransutredning pågår. Dialog med leverantören om lösningsförslag.

Magna Cura

Omvärlsbevakning pågår.

Elevhälsovård och personalhälsovård

PMO

Leveransutredning när det gäller elevhälsovårdsjournaler pågår.  Den första aktiviteten var ett uppstartsmöte 2016. Sedan november 2017 har ett nätverk etablerats för erfarenhetsutbyte med andra arkivinstitutioner som har erfarenhet av att arkivera elevhälsovårdsjournaler digitalt.

Inbjudan till uppstartsmöte PMO Cambio Cosmic elevhälsovård den 26 augusti 2016

Journal 3

Arbete pågår med uttag och dokumentation av uttagsformat.