Tillsyn

Tillsyn enligt arkivlagen

Som arkivmyndighet bedriver Sydarkivera tillsyn utifrån arkivlagens bestämmelser och föreskrifter som meddelats med stöd av arkivlagen. Tillsynen sker dels på eget initiativ och dels efter anmälan. Utöver detta ska arkivmyndigheten genom rådgivning och information skapa förutsättning så att arkivlagens ändamål uppfylls. Den gemensamma arkivmyndighetsfunktionen är en viktig del för att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av e-arkiv som är hållbar på lång sikt.

Styrande dokument

Strategisk tillsynsplan:

Strategisk tillsynsplan 2016-2022 (Pdf)

Arkivreglemente:

Varje förbundsmedlem har ett arkivreglemente som preciserar ansvarsfördelning. Det är i arkivreglementet som  förbundsmedlemmarna beslutar att utse Sydarkivera till gemensam arkivmyndighet. Varje förbundsmedlem beslutar själv i vilken takt och omfattning som arkivmyndighetsfunktioner överlämnas.

Rådgivning

Ge råd om arkiv och informationshantering, både digital och analog. Rådgivning i samband med besök på plats i kommunen eller via telefon, e-post eller gemensamma grupparbetsplatser på webben.

Arkivinspektion

Sydarkivera utövar arkivtillsyn genom inspektionsbesök hos nämnder och kommunala bolag, såväl analoga som digitala arkiv. Arkivinspektionerna utförs tillsammans med förbundsmedlem. Samordning, rapportering, planering av åtgärder, uppföljning med mera ingår i tjänsten.

  • Planerad tillsyn
  • Händelsestyrd tillsyn
  • Självvärdering
  • Checklista för arkivlokaler

Granskning av gallringsbeslut

Förbundsmedlemmarnas nämnder och bolag ska samråda med Sydarkivera inför beslut om gallring.  Tillsynsarkivarien granskar och godkänner förbundsmedlemmarnas förslag till gallringsbeslut. Detta sker i samarbete med respektive verksamhet och arkivfunktionen i kommunen.

Om tjänsten

Ansvarig: Magdalena Nordin
Typ av tjänst: Bastjänst (ingår i medlemsavgiften)