VerkSAM Diarium

VerkSAM diarium är ett klassificeringsschema, det vill säga en översiktlig beskrivning av verksamhetsområden och huvudprocesser/arbetsflöden. Tanken är att beskrivningen ska kunna användas som diarieplan och som utgångspunkt för att strukturera informationsplaner.

Klassificeringsschemat är inte någon fullständig klassificeringsstruktur enligt metoden för verksamhetsnära arkivredovisning, utan kan ses som en innehållsförteckning. Klassificeringsschemat motsvarar de tre högsta nivåerna i en klassificeringsstruktur för verksamhetsnära arkivredovisning. Tanken är att på sikt knyta beskrivningar av verksamhetsprocesser och informationsflöden till innehållsförteckningen. Det vill säga en fjärde nivå som motsvarar de faktiska arbetsrutinerna eller processerna i kommunernas verksamhet.

Målsättningen har varit att klassificeringsschemat ska vara enkelt att förstå både för verksamheten, arkivet och för allmänheten som ska kunna hitta allmänna handlingar. Klassificeringsschemat är därför inte strikt processbaserat. Beskrivningen utgår från vilken typ av verksamhetssammanhang som informationen hanterades i, inte organisatorisk tillhörighet. Syftet är bland annat att bevara det ursprungliga sammanhanget (proveniens) som är viktigt bland annat för källkritik. Det har till exempel betydelse om ett mötesprotokoll har upprättats efter ett fullmäktigesammanträde eller i samband med ett arbetsgruppsmöte i ett projekt.

Klassificering

Utgångspunkt har varit olika goda exempel som tagits fram, framförallt hos de kommuner som deltagit i samarbetet. Vi har tittat på Klassa som tagits fram av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, men valt att inte hålla oss strikt till indelningen som föreslås i detta exempel. Klassificeringsschemat har tagits fram i samarbete mellan kommuner i Kronoberg, Blekinge, Kalmar län, Halland, ITSAM och Skåne. Det har arbetats fram under workshopar och telefonmöten under åren 2014 och 2015. Utkast har skickats ut i två omgångar till kommunerna för synpunkter.

Dokument

Aktuell version är 1.0, som är en version som är granskad och godkänd för publicering:

Klassificeringsschema VerkSAM version 1.0 2016-03-15 (Pdf)

De kommuner som varit piloter och testat klassificeringsschemat har fått information om den nya versionen och de ändringar som gjorts.

Tidigare versioner:

VerkSAM klassificeringsschema version 0.4 för test 2015-05-29 (Pdf)

Att använda klassificeringsschemat

Sydarkiveras förbundsmedlemmar rekommenderas att införa klassificeringsschemat som diarieplan i samband med byte av ärende- och dokumenthanteringssystem (diarium) eller vid behov av ny diarieplan. De mallar för dokumenthanteringsplaner som tillhandahålls åt förbundsmedlemmarna är strukturerade efter klassificeringsschemat.

Klassificeringgsschemat är fritt att använda, sprida, göra om och bygga vidare på klassificeringsschemat. Uppge då att ditt schema baseras på Sydarkiveras klassificeringsschema. Meddela oss förslag på ändringar och synpunkter. Skicka gärna en kopia på din tillämpning och kontaktuppgifter till oss.

Exempel på användning:

Olofströms kommun har infört klassificeringsschemat som ny diarieplan i samband med att kommunen har bytt ärende- och dokumenthanteringssystem.

Ett samarbete har startats upp i mellan bland andra kommunalförbundet Sydarkivera, kommunalförbundet ITSAM, Kalmar län, Jönköpings län, SÖSK-samarbetet. Tanken är att ta fram en gemensam mall för dokumenthanteringsplaner för att underlätta för kommunerna när nya planer ska utarbetas.

Sydarkivera använder benämningarna på verksamhetsområden för att strukturera upp arbetet med bland annat tillsyn, informationskartläggning och planering av leveranser från verksamhetssystem till system för långsiktigt digitalt bevarande

Förvaltning

Ny version arbetas fram en gång om året eller mer sällan. VerkSAM Diarium förvaltas av Kommunalförbundet Sydarkivera och utvecklas i samarbete med intresserade kommuner.

VerkSAM Diarium förvaltas av Sydarkivera men utvecklas i öppet forum.

Meddela intresse att delta i användarnätverk på Yammer: Formulär för inbjudan till användarnätverk

Den första versionen av klassificeringsschemat togs fram 2015 av en redaktionskommitté utsedd inom nätverket E-arkiv syd: Carl-Henrik Andersson (dokumentansvarig, Tomelilla kommun), Anki Heimonen (ITSAM), Christian Jarnekrantz (Helsingborgs stadsarkiv), Emilia Odhner (Hässleholms kommun)
Nikolaj Månsson (Kristianstads kommun) och Mariell Rannebjer (Olofströms kommun).

Om tjänsten

Ansvarig för tjänsten: Magdalena Nordin
Typ av tjänst: Bastjänst (ingår i medlemsavgiften)

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s