Kom igång med Yammer

Våra nätverk

Sydarkivera

Det externa nätverket Sydarkivera är till för information och kommunikation mellan oss på Sydarkivera och förbundsmedlemmarna.

https://www.yammer.com/sydarkivera

VerkSAM

Det externa nätverket VerkSAM är till för erfarenhetsutbyte när det gäller mallarna för klassificeringsschema, informationsplan med mera som tagits fram inom konceptet VerkSAM. Det externa nätverket är öppet för alla intresserade.

https://www.yammer.com/verksam/

Allmän handling

Konversationer med svar och filer som delas i grupper på nätverket är allmän handling. Gallring sker med stöd av beslutad gallringsplan. Notera att om något av dina inlägg tillför ett  ärende information som behöver sparas så kan informationen överföras  till ansvarig myndighets diarium/motsvarande.

Skapa ett konto

Bli inbjuden

Du kan skapa ett konto genom att bli inbjuden till nätverket. Vi brukar bjuda in deltagare vid nätverksträffar och utbildningar till nätverket Sydarkivera på Yammer. Skapa konto genom att klicka på länken i e-postmeddelandet och följ instruktionerna på skärmen.

Har du inte fått en inbjudan – kontakta någon av oss på Sydarkivera för att bli inbjuden. Hitta våra kontaktuppgifter via sidan Kontakt. Alla som är medlemmar i nätverket kan bjuda in nya medlemmar, så du kan även be en kollega som är med i nätverket att bjuda in dig.

Tänk på att: E-postmeddelandet kan hamna i ”övrig e-post” eller sorteras som skräppost, beroende på vad din kommun har för inställningar i e-postsystemet.

Gå med via sidan

Du kan också gå direkt till sidan och gå med i nätverket. Alla anställda hos våra förbundsmedlemmar kan gå med direkt på det externa nätverket Sydarkivera.

Tips och trix

Här finns lite tips och trix för att komma igång. Eftersom Yammer är en molntjänst så kan funktioner och layout ändras. Det finns bra användarhandledningar att hitta på nätet, framförallt på engelska.

Logga in

Om du har ett konto på Office 365 så kan du logga in med det kontot på Yammer. Använd samma lösenord som när du loggar in på din dator på jobbet.

Om du inte har ett konto så loggar du in direkt på tjänsten Yammer. Lösenord skickas ut via e-post. Glömmer du bort lösenordet så begär du ett nytt via inloggningssidan.

Hitta rätt nätverk

När du lägger upp ett användarkonto på Yammer så skapas automatiskt ett nätverk för din domän (markaryd.se, ronneby.se, sydarkivera.se och så vidare). Via företagsnätverken skapas olika externa nätverk. Sydarkivera har två externa nätverk:

  • Sydarkivera är ett externt nätverk.
  • VerkSAM är ett annat externt nätverk.

Välj nätverk genom att först klicka på det lilla hjulet uppe till vänster och därefter välja önskat nätverk.

Hantera din profil

Öppna din profil:

  1. Klicka på det lilla hjulet uppe till vänster
  2. Välj Redigera inställningar i menyn

Tidsinställning och språk:

  1. Öppna din profil
  2. Välj fliken ”Inställningar”
  3. Klicka på länken och ändra till önskat språk (Svenska finns)

Anpassa mejlflödet:

  1. Öppna din profil.
  2. Välj fliken ”Aviseringar (Notifications)”
  3. Välj nätverket ”Sydarkivera”
  4. Välj om du vill ha sammanfattningar en gång om dagen, en gång i veckan eller aldrig (vi rekommenderar att du väljer minst en gång i veckan)
  5. Välj vid vilka händelser du vill få e-post.
  6. Välj vilka grupper du vill få e-post från när något händer.
  7. Spara

Tänk på att du kan välja att svara på diskussionstrådar genom att svara på mejl-meddelanden som skickas ut. Om du föredrar att arbeta från mejlen, så kan det vara dumt att ta bort alla aviseringar.

När du får reklammeddelanden: Längst ner i mejlet finns en länk till Unsubscribe (sluta prenumerera).

Redigera uppgifter:

  1. Öppna din profil
  2. Ändra kontaktuppgifter mm
  3. Spara

Bjud in kollegor

Nätverket är till för anställda hos Sydarkiveras förbundsmedlemmar i första hand. Till  gruppen ”hela nätverket” kan alla deltagare bjuda in sina kollegor. Klicka på ”Bjud in”-knappen uppe till höger.

När  det gäller grupperna i nätverket bestämmer den som lägger upp gruppen  om endast administratörer eller alla medlemmar kan bjuda in kollegor.

Grupper

Det  finns ett antal grupper på nätverket. Grupperna hittar du enklast genom  att klicka det lilla hjulet och välja ”Grupper” i menyn.på de tre små prickarna längst upp till höger på sidan och välja grupper. Där  kan du se alla grupper som finns.
Är du intresserad av att vara med i en  grupp markerad med hänglås – klicka på gruppen och begär att få vara  med.

Vill  du ha meddelande via e-post när det händer nya saker i grupperna som du  är med i? Kontrollera så att rutan ”Prenumerera via email” är ibockad.  Du hittar rutan med alternativ för åtkomst i kolumnen till höger i  gruppen.

Lägg upp egna grupper:

  1. Klicka på + tecknet bredvid Grupper i Sydarkivera, i den vänstra menyn
  2. Ett  nytt fönster öppnas – namnge din grupp och välj om den ska vara privat  eller offentlig (privat innebär att administratören – den som lägger upp  gruppen – godkänner nya deltagare, offentlig innebär att alla kan gå  med utan att administratören godkänner.)
  3. Välj skapa ny grupp

Starta en konversation

Konversation i en grupp:

  1. Öppna den grupp som du vill prata med, genom att klicka på gruppens namn i menyn till vänster.
  2. Börja skriva i rutan där det står ”Dela något med denna grupp…”
  3. Klicka på ”Publicera” när du är klar.

Privata konversationer:

Vill du inte prata med en hel grupp så kan du starta en konversation med en specifik person.
Klicka på + vid privata meddelanden i menyn till vänster.
Konversationerna fungerar på samma sätt som i grupper.

Konversation i Alla nätverk:

  1. Öppna gruppen Alla nätverk, genom att klicka på gruppens namn i menyn till vänster.
  2. Börja skriva i rutan där det står ”Vad händer idag?”
  3. Klicka på ”Publicera” när du är klar.

Bra att veta:

Vill du omnämna någon i en konversation så börjar du med att skriva @Namn… och väljer personen i listan som dyker upp. Du kan också välja att lägga till grupper eller personer i fältet under meddelandet.

Det går att bifoga filer genom att klicka på ikonerna i textrutan. Välj önskad fil från din dator. Filerna hamnar också i en lista med filer i den gruppen där du skriver ett meddelande.

Hanterat dokument:

Det går att dela dokument i fillistor och i  inlägg i konversationer.

Tips:

  • Ladda upp dokument som ska vara åtkomliga för alla grupper i gruppen ”Alla nätverk”.
  • Dokument får samma åtkomstbegränsningar som grupperna, så det går bara att länka dokument mellan öppna grupper.
  • Det är praktiskt att först ladda upp dokumentet i en fillista innan dokument länkas in i en konversation. Särskilt om det är stora dokument. Det finns risk att uppladdningen avbryts om man försöker lägga in ett dokument direkt i en konversation.
  • Det finns stöd för förhandsvingsning av Pdf, Word och PowerPoint.
  • Tänk också på att det går att ladda upp en ny version av ett befintligt dokument, så att det inte blir många olika versioner i fillistorna.

Ta bort användarprofil

Meddela någon av administratörerna i nätverket att du önskar bli borttagen. Meddela om  du vill att endast din profil tas bort eller om du också önskar att dina  inlägg tas bort. Du kan också ta bort ditt konto själv, om du föredrar det.